Susciter l'engagement en vue de l'obtention de l'accréditation
Élaborer un formulaire de demande d'examen de laboratoire
Créer un registre de l'équipement et vérifier le bon fonctionnement de l'équipement
Préparer des fiches de stock et élaborer un système de gestion de stock
Établir les critères d'acceptation/de rejet des échantillons
Désigner un responsable qualité
Faire un inventaire des clients de vos services de laboratoire
Installer un système destiné à empêcher l'accès du laboratoire aux personnes non autorisées
Créer une liste d'archivage des documents : déterminer combien de temps et où sera conservé chacun des types de documents utilisés
Rédiger une POS relative à l'achat et à la réception de l'équipement
Dresser un inventaire de toutes les fournitures, de leurs spécifications et des fournisseurs
Utiliser un modèle de présentation constant pour les rapports de résultats
Identifier les conflits d'intérêts potentiels pour chaque membre du personnel
Déterminer les temps d'obtention des résultats de chaque examen réalisé dans le laboratoire
Effectuer une analyse financière des ressources nécessaires pour garantir la qualité au laboratoire
Établir un système d'archivage assurant la protection des informations du laboratoire mais permettant aussi de retrouver rapidement les informations
Formuler la vision du laboratoire, sa raison d'être
Organiser la formation du responsable qualité et d'autres membres du personnel en tant qu'auditeurs internes
Déterminer si les membres du personnel sont en nombre suffisant pour assurer la continuité du travail sans être surchargés
Rédiger une POS couvrant les différentes activités d'appui qui sont réalisées dans le laboratoire telles que son nettoyage et l'organisation de discussions de travail
Valider toutes les unités d'équipement utilisées pour les examens réalisés dans le laboratoire, y compris les systèmes informatisés
Actualiser la méthode utilisée pour effectuer une revue de direction
Effectuer des analyses des modes de défaillance et de leurs effets sur tous les processus du laboratoire
Organiser un audit externe pour identifier les dernières améliorations nécessaires en vue d'obtenir l'accréditation
Déterminer à quel niveau de sécurité biologique le laboratoire doit se conformer
Quand le laboratoire travaille avec des organismes pathogènes nécessitant un bâtiment de niveau de sécurité biologique (NSB) III : créer un laboratoire sous pression négative
Restreindre l'accès aux données informatisées du laboratoire (accès physique et virtuel)
Optimiser les canaux de communication dans le bâtiment du laboratoire (en fonction de la taille du bâtiment) pour faciliter une transmission aisée des informations
Rédiger une POS relative à la validation des examens et de l'équipement
Identifier et commencer à suivre les paramètres critiques : indicateurs de qualité
Désigner un responsable de la sécurité biologique
Veiller à ce que le laboratoire soit légalement identifiable et reconnu en tant que laboratoire national ou régional (le cas échéant : référence-) par les autorités
Créer des organigrammes des processus
Planifier l'achat d'un nouvel équipement et le coût de sa maintenance dans le budget annuel
Formuler les objectifs pour l'année suivante en se conformant spécifiquement au système de gestion de la qualité
Préparer des fiches pratiques pour chaque unité d'équipement comprenant des instructions pour la maintenance quotidienne
Décider de la méthode de maintenance et d'étalonnage applicable à chaque unité d'équipement
Élaborer un manuel de la qualité
Commencer à assurer le suivi du fonctionnement du système de gestion de la qualité et rédiger des rapports trimestriels
Veiller à ce que l'équipement défectueux soit mis hors service, clairement étiqueté et décontaminé et qu'une validation appropriée ait lieu quand l'équipement est réparé
Élaborer un plan annuel qualité pour l'année suivante sur la base des conclusions de la revue de direction
Rédiger une POS-cadre
Enseigner au personnel les principes de base de la gestion de la qualité et proposer un système de gestion de la qualité
Rédiger des procédures pour l'utilisation de l'équipement
Rédiger une POS relative à la collecte des échantillons
Une formation du responsable du laboratoire en vue de la gestion du changement est fortement recommandée
Documenter les intervalles biologiques de référence / les valeurs de décision pour tous les examens réalisés
Séparer les zones du laboratoire pour éviter les contaminations croisées et optimiser le plan d'aménagement
Constituer des classeurs pour conserver les POS aux endroits les plus appropriés afin que le personnel puisse y avoir accès quand il en a besoin
Étiqueter toutes les unités d'équipement selon les codes de la liste d'inventaire préparée en phase 1 sous Équipement
Créer un registre de contrôle de stock
Commencer à vérifier et à valider les résultats avant la délivrance du rapport
Créer une grille de remplacement du personnel
Surveiller les temps d'obtention des résultats de chaque examen
Standardiser la méthode destinée à établir, réviser et évaluer un contrat de prestation de services
Standardiser la méthode permettant de choisir les fournisseurs et d'évaluer les contrats d'achat et de fourniture de biens et de services
Formuler la mission du laboratoire
Établir un plan d'audit interne pour les 12 prochains mois
Créer une procédure pour recruter un nouveau membre du personnel, un agent temporaire et accueillir des visiteurs
Surveiller le transport des échantillons
Quand il s'avère qu'un équipement est défectueux, déterminer et corriger l'effet négatif potentiel qu'il a eu sur les résultats des examens antérieurs
Évaluer l'efficacité des actions préventives, des étapes de contrôle et des actions correctives mises en œuvre sur la base des analyses des modes de défaillance et de leurs effets
Établir un plan d'action suite au rapport d'audit externe et suivre sa mise en œuvre
Assurer au responsable de la sécurité biologique une formation lui permettant de réaliser pleinement ses tâches
Effectuer une évaluation des bâtiments et de la sécurité
Aménager un local destiné au prélèvement d'échantillons primaires séparé du laboratoire
Si les données du laboratoire sont conservées uniquement sous forme numérique : établir un plan d'urgence pour permettre l'accès à ces données en cas de panne d'ordinateur
Garantir la continuité de l'alimentation électrique
Valider toutes les procédures d'examen réalisées dans le laboratoire
L'organigramme du laboratoire a été élaboré en phase 1. Il faut le revoir en fonction de la nouvelle situation créée en phase 2
Formuler et commencer le suivi des contrôles internes de la qualité
Formuler le premier plan annuel qualité
Établir un programme de maintenance préventive pour l'équipement
Modifier les POS relatives à l'équipement élaborées en phase 1
Réaliser une revue de direction à la fin de l'année couverte par le plan qualité
Standardiser et décrire le cycle d'élaboration de politiques dans des POS
Constituer une équipe de projet qualité. Le chef de cette équipe sera désigné point focal qualité
Veiller à ce qu'un nombre suffisant de membres du personnel possèdent une formation de secouriste ou qu'un accès aux premiers secours soit assuré
Mesurer la satisfaction des clients du laboratoire
Élaborer une POS relative au traitement des non-conformités et commencer à les enregistrer et les éliminer/les corriger d'une manière standardisée
Établir une liste de tous les examens réalisés dans le laboratoire
Élaborer une POS relative à la réception et au traitement des échantillons et commencer à enregistrer tous les échantillons reçus par le laboratoire
Établir des calendriers de tâches quotidiennes ordinaires
Rédiger un Manuel des services du laboratoire et commencer à suivre les procédures formulées dans ce manuel
Concevoir un formulaire de révision de document
Déterminer quels membres du personnel sont autorisés à utiliser chaque unité d'équipement et lesquels en sont responsables
Commencer à effectuer des tests d'acceptation à la réception de nouvelles fournitures
Établir un système de notification immédiate des résultats à la personne ayant demandé l'examen lorsque les échantillons sont identifiés comme urgents et lorsque les résultats sont situés dans les intervalles critiques
Établir une procédure pour la sélection et le suivi régulier du fonctionnement de laboratoires de référence.
Formuler les objectifs à long terme du laboratoire
Commencer à effectuer tous les audits internes et rédiger des rapports d'audit
Évaluer les besoins en termes de formation de chaque membre du personnel
Rédiger et mettre en œuvre une POS pour la séparation des déchets et leur élimination
Aménager et surveiller un espace et des conditions de stockage appropriés pour les échantillons, les documents, les registres, l'équipement, les consommables, etc.
Rédiger une POS relative à la gestion de l'information
Désigner un responsable de l'équipement de laboratoire
Installer un indicateur visuel pour le flux d'air directionnel dans les salles de laboratoire
Suivre et enquêter sur les défaillances des contrôles internes et apporter des améliorations en conséquence
Transcrire le plan annuel qualité en actions à mener selon la méthode SMART
Définir dans une POS le calendrier de maintenance pour l'ensemble de l'équipement figurant dans la liste
Effectuer une évaluation de la situation initiale du laboratoire
Réaliser des évaluations des compétences du personnel
Rédiger une POS relative au traitement des plaintes et initier le suivi des plaintes d'une manière standardisée
Faire des POS pour tous les examens réalisés par le laboratoire
Décrire la procédure destinée à rejeter un échantillon, établir un formulaire de rejet d'échantillon et l'envoyer à la personne qui demande l’examen quand un échantillon et/ou un formulaire de demande d'échantillon s'avère inutilisable pour les examens
Créer un registre de contrôle des documents
Élaborer des feuilles / carnets d'utilisation et de maintenance pour chaque unité d'équipement
Standardiser dans une POS le système de gestion de stock et des commandes
Discuter avec les clients du laboratoire de la meilleure méthode pour s'assurer que les personnes ayant demandé des examens reçoivent toujours les rapports de résultats dans les meilleurs délais
Formuler la politique de la qualité
Formuler un plan d'action fondé sur le rapport d'audit et suivre sa mise en œuvre
Mettre en place un programme de formation continue
Rédiger un manuel de sécurité biologique et s'assurer que tout le personnel l'a lu et signé
Dresser une liste de durées de stockage/archivage de différents éléments
Désigner un membre du personnel responsable du suivi du stock et de la commande de fournitures et de réactifs
Faire une liste récapitulative de tous les produits dangereux et de leur emplacement dans le bâtiment
Définir quelles POS sont nécessaires sur la base des organigrammes de processus établis précédemment au cours de cette phase
Former le personnel afin qu'il puisse reconnaître les symptômes d'infections pouvant être contractées au laboratoire et faciliter l'accès aux services de diagnostic et médicaux quand ces cas se produisent
Élaborer et utiliser des plans d'action définissant les actions à mener selon la méthode SMART
Élaborer un programme d'insertion approprié et documenté pour de nouveaux membres du personnel
Identifier les situations d'urgence potentielles qui pourraient survenir dans le laboratoire et mettre en place des procédures, un équipement et des dispositions organisationnelles pour assurer une réaction appropriée aux situations d'urgence
Ajouter une première page avec en-tête au début de chaque document relatif à la qualité utilisé dans le laboratoire
Collecter tous les documents et registres relatifs à l'équipement et les conserver dans les Archives de l'équipement
Conserver les fournitures de manière appropriée
Veiller au stockage des documents de manière appropriée et sûre si les données du patient sont enregistrées à l'aide d'un système papier
Rédiger une POS relative aux audits internes
Veiller à ce que l'ensemble des membres du personnel participe aux programmes d'assurance de la qualité pertinents pour leurs postes
Organiser un nettoyage standardisé régulier du laboratoire
Surveiller et enregistrer les paramètres relatifs à l'environnement et à l'équipement
Élaborer des POS pour l'ensemble du processus primaire
Participer à un programme d'essais d'aptitude pour chaque examen réalisé par le laboratoire
Commencer à organiser des réunions régulières (hebdomadaires) du personnel
Organiser une évaluation professionnelle des membres du personnel
Mettre en œuvre un système de contrôle des documents
Rédiger une POS expliquant le système utilisé pour l'identification et la gestion de l'équipement
Rédiger une POS relative à l'enregistrement, la notification et l'archivage des résultats
Convier le responsable qualité à une formation sur l'analyse des modes de défaillance et de leurs effets
Réaliser des organigrammes
Commander des nécessaires pour le nettoyage des produits répandus, rédiger et mettre en œuvre une POS indiquant la conduite à tenir
Désigner un membre du personnel à qui les clients pourront s'adresser pour recevoir un conseil professionnel
Rédiger une POS pour les procédures d'évaluation externe de la qualité (EEQ)
Faire une grille d'autorisation
Créer des archives dédiées aux documents relatifs à la gestion de la qualité
Élaborer une liste des signatures de tous les membres du personnel
Acheter des trousses de premiers secours et donner à un groupe de membres du personnel une formation de secouriste
Participer aux sessions cliniques/à des discussions régulièrement organisées avec le personnel clinique pour harmoniser les services dispensés et reçus
Faire un descriptif de la fonction pour chaque poste dans le laboratoire
Rédiger une POS relative au contrôle des documents incluant une liste d'archivage des documents
Veiller au respect de la confidentialité des données des patients par l'ensemble du personnel
Élaborer des dossiers du personnel pour tous les membres du personnel
Établir un descriptif personnalisé de poste, spécifique à chaque membre du personnel
Organiser des sauvegardes régulières des systèmes informatiques
S'assurer que le personnel a les qualifications requises
Regardez le tutoriel (en anglais)
Susciter l'engagement en vue de l'obtention de l'accréditation