Élaborer un Manuel des services du laboratoire. Ce manuel contient des informations détaillées sur le laboratoire (adresse + coordonnées + horaires de travail + types de services proposés par le laboratoire) et explique aux clients du laboratoire tout ce qu'ils doivent savoir sur la phase pré-analytique, la phase analytique et la phase post-analytique. Les coordonnées peuvent être utilisées quand les clients ont des questions.

Le manuel des services est un extrait de la POS relative à la collecte des échantillons, la POS relative à la réception des échantillons et la POS relative à la notification des résultats.

En ce qui concerne la phase pré-analytique, le manuel des services explique :

• Comment obtenir un formulaire de demande du laboratoire (le formulaire de demande peut être joint en annexe au Manuel des services du laboratoire pour que les clients puissent le copier)
• Quels examens sont disponibles au laboratoire, incluant des informations sur les situations cliniques dans lesquelles chaque examen doit être réalisé
• Quel échantillon est nécessaire pour chaque examen, le volume/la quantité nécessaire, les exigences pour le transport et, le cas échéant, le moment indiqué pour la collecte. Cette section présente également les critères d'acceptation/de rejet établis en phase 2
• La façon dont cet échantillon doit être collecté, notamment :
  • Identifier le patient et vérifier qu'il satisfait aux exigences de pré-examen (par exemple, pour certains examens, le patient doit être à jeun ; la personne qui collecte l'échantillon doit vérifier que le patient n'a rien mangé avant de collecter l'échantillon)
  • Comment préparer le patient
  • Le type de récipient dans lequel l'échantillon doit être collecté
  • Comment étiqueter le formulaire de demande et le(s) récipient(s) contenant l'échantillon du patient
• Comment et dans quelles conditions l'échantillon doit être conditionné et envoyé au laboratoire, notamment :
  • Les délais dans lesquels l'échantillon doit être envoyé au laboratoire
  • La plage de températures dans laquelle le transport doit s'effectuer
  • La méthode de conditionnement du récipient contenant l'échantillon afin d'éviter les fuites qui affectent l'intégrité de l'échantillon et menacent la sécurité de la population et celle du transporteur de l'échantillon
  • Quels documents doivent être inclus
• Le cas échéant, les exigences quant au consentement du patient
• La procédure de demande d'examens de laboratoire ordinaires, y compris la façon de remplir le formulaire de demande.
• La procédure de demande d'examens de laboratoire en urgence.

En ce qui concerne la phase analytique, le manuel des services explique :

• Le temps normal nécessaire pour effectuer chaque examen
• Les intervalles biologiques de référence et, le cas échéant, les valeurs critiques / d'alerte pour des examens spécifiques
• Une liste de facteurs qui ont une influence connue sur l'exécution des examens ou l'interprétation des résultats de chaque examen

En ce qui concerne la phase post-analytique, le manuel des services explique :

• La méthode ordinaire de communication des résultats.
• La procédure pour la communication de résultats d'examens urgents.
• Des orientations pour interpréter le rapport de résultats.
• Les demandes d'examens complémentaires, y compris les délais dans lesquels ils peuvent être réalisés.
• La politique du laboratoire en matière de protection des données du patient (décrire ce que fait le laboratoire pour protéger les données du patient contre un accès non autorisé, par exemple, archivage dans un endroit fermé à clé et accessible uniquement par des membres autorisés du personnel, signature obligatoire des accords de confidentialité par le personnel, etc. La plupart de ces procédures ont été élaborées en phase 2, dans Gestion de l'information).
• La procédure du laboratoire pour le suivi des plaintes (à élaborer en phase 4).

Le Manuel des services du laboratoire doit être envoyé à tous les clients du laboratoire. Il fera partie du système de contrôle des documents pour garantir que les informations contenues dans le manuel restent actualisées et exactes. Après chaque changement, le document doit être réimprimé et envoyé à tous les clients.