Titre
Pourquoi
Dans un système de gestion de la qualité, un grand nombre de documents seront produits. Chaque document contient des informations qui doivent être conservées pendant un certain temps de façon à pouvoir être consultées à un stade ultérieur. Cependant, tous les types de documents ne doivent pas être conservés au même endroit et pendant la même période. Certains documents contiennent des informations qui ne doivent jamais être détruites. D'autres contiennent des informations périmées après cinq ans. Pour éviter l'encombrement et le désordre des archives, il faut décider combien de temps chaque type de document doit être archivé.
Quoi
Établir une liste d'archivage des documents qui définit le temps pendant lequel chaque type de document doit être conservé et l'endroit où il est archivé. Dans la colonne de droite, figure un lien vers un exemple de liste d'archivage des documents comprenant la plupart des types de documents normalement créés et utilisés dans un système de gestion de la qualité avec la durée d'archivage recommandée pour chacun d'eux. Cette liste peut servir de base.
Cette liste, appelée liste d'archivage des documents, sera placée en annexe de la POS relative au contrôle des documents qui sera élaborée plus tard durant cette phase. Les membres du personnel pourront utiliser cette liste pour savoir quels documents doivent être archivés ou non, où chaque type de document doit être archivé et pendant combien de temps.
Dans la colonne de droite figure un lien vers des informations de base dans le manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS sur la conservation des documents et registres ("Stocker les documents et les registres").
Comment & qui
Responsable qualité :
- Établir une liste de tous les documents archivés d'ordinaire dans le laboratoire. On peut utiliser la liste d'archivage des documents fournie en exemple (lien dans la colonne de droite). Ajouter à ce tableau les documents qui ne figurent pas dans la liste mais qui sont utilisés dans le laboratoire concerné.
- Décider pour chaque document combien de temps il doit être archivé et l'indiquer dans la liste (veiller à respecter les règles nationales ou celles de l'organisation ; le cas échéant, elles doivent être respectées).
- Décider pour chaque document où il doit être archivé et l'indiquer dans cette liste.
- Plus tard au cours de la phase 2, la POS relative au contrôle des documents sera élaborée. La liste d'archivage des documents figurera en annexe de cette POS. Jusque-là garder la liste d'archivage des documents en lieu sûr pour éviter de la perdre.
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