Direction du laboratoire :

1. Programmer des réunions hebdomadaires à un moment où tout le monde est présent.
2. Présider les réunions du personnel et désigner le secrétaire chargé de rédiger les comptes rendus de ces réunions. Les points suivants seront discutés :
   • Questions ordinaires
   • Questions relatives à la qualité
   • Non-conformités (plaintes reçues, accidents, défaut de l'équipement/du bâtiment, questions d'organisation, erreurs dans les documents, etc.)
   • Questions de sécurité
   • État des actions à mener (voir activité précédente)
   • Tour de table (opportunité pour chaque membre de l'équipe de poser des questions)
3. Si la nécessité de mener une action s'impose lors de discussions, celle-ci doit être exprimée en une (des) action(s) à mener selon la méthode SMART. Ces éléments doivent figurer dans le compte rendu et leur état doit être vérifié à chaque réunion ultérieure. Par exemple, quand un membre du personnel signale un problème, une décision doit être prise concernant la façon de le résoudre. Cette solution doit ensuite être exprimée en actions à mener selon la méthode SMART et incluse dans les comptes rendus. L'état de réalisation des actions à mener doit être vérifié à chaque réunion ultérieure du personnel.

Secrétaire :

1. Rédiger des comptes rendus de chaque réunion. Ceux-ci doivent comprendre au moins les parties suivantes (voir activité précédente en phase 1) :
   • Résumé de ce qui a été discuté au cours de la réunion
   • Vue d'ensemble des actions à mener selon la méthode SMART
   • Programme de la réunion suivante, notamment la date prévue pour la réunion suivante. Dans la colonne de droite, figure un lien vers un modèle de compte rendu qui peut être utilisé.
2. Distribuer les comptes rendus à l'ensemble des membres du personnel dans les trois jours (ouvrés) suivant la réunion.
3. Prendre le dossier "Comptes rendus" (fait précédemment en phase 1) et introduire un onglet dans ce dossier, intitulé "Réunions hebdomadaires du personnel". Classer les comptes rendus sous cet onglet (cet onglet est nécessaire parce que les comptes rendus d'autres réunions, telles que les réunions de l'équipe du projet qualité, seront également conservés dans ce classeur).