Responsable du laboratoire :

1. Établir une liste de toutes les activités réalisées dans le laboratoire. Exemples : commande de réactifs, signature des bons de réception des réactifs, vérification de la conformité des réactifs avec ce qui a été commandé, etc. La meilleure manière de procéder consiste à dresser d'abord une liste de tous les services du laboratoire, puis de toutes les procédures qui y sont réalisées et ensuite à identifier dans chaque procédure les étapes pour lesquelles les autorisations doivent être définies. Il faut adopter une approche pragmatique et ne pas craindre d'oublier certaines activités ; elles pourront toujours être ajoutées plus tard.
2. Faire une ébauche de la grille d'autorisation (voir le lien vers l'exemple de grille d'autorisation dans la colonne de droite). Il est fortement recommandé de considérer la grille d'autorisation comme un "document en évolution". Donc, il ne faut pas imprimer le document mais, si possible, utiliser un tableur Excel et conserver le document sous forme numérique. Il est alors possible de le modifier et l'amender autant que nécessaire. L'expérience montre que c'est beaucoup plus pratique, en particulier au début.
3. Définir, par activité, quel poste/service dans le laboratoire est responsable et quels postes/services sont autorisés à effectuer cette activité (dans l'activité précédente une liste des services du laboratoire a été établie). Indiquer qu'il s'agit d'une grille d'autorisation, sans oublier qu'une personne au sein de l'organisation (habituellement le responsable du laboratoire) doit être elle-même autorisée à autoriser d'autres membres du personnel à réaliser des activités spécifiques et à adapter la grille d'autorisation.
4. Signer et dater la grille d'autorisation.
5. Conserver la grille d'autorisation dans le classeur Organisation ou la garder sous forme numérique et la rendre accessible à tous les membres du personnel.
6. Expliquer au personnel au cours d'une réunion hebdomadaire que les organigrammes et qu'une grille d'autorisation ont été élaborés. Expliquer aux membres du personnel le lien entre la grille d'autorisation et leurs postes et leur dire qu'ils sont libres de consulter la grille d'autorisation afin de savoir quelles sont leurs tâches, responsabilités et autorisations. Il est important que les membres du personnel vérifient leurs autorisations quand ils ne sont pas sûrs d'être autorisés à pouvoir effectuer ou non certaines tâches.