Responsable qualité, en collaboration avec les chefs de services/d'unités dans lesquels les processus soumis à des ADME sont effectués en routine :

1. Effectuer une ADME sur chaque procédure pour laquelle un organigramme a été établi en phase 2.
2. Rédiger un rapport décrivant tous les modes de défaillance, la probabilité qu'ils se produisent, la gravité des conséquences s'ils se produisent, ainsi que les actions préventives, les étapes de contrôle et les actions correctives possibles qui peuvent être mises en œuvre pour chaque mode de défaillance. Ne pas se limiter en raison de contraintes de temps ou de budget : c'est au responsable du laboratoire qu'il revient de décider quels contrôles et quelles actions sont réalisables et opportuns. Soumettre ce rapport au responsable du laboratoire.

Responsable du laboratoire :

1. Réceptionner les rapports du responsable qualité sur les ADME de différentes procédures habituelles réalisées dans le laboratoire. Dans chaque rapport, les modes de défaillance (dysfonctionnements possibles) sont décrits, de même que la gravité des conséquences si ces modes de défaillance se produisent effectivement et des suggestions sont présentées pour les actions préventives, les étapes de contrôle et les actions correctives . Évaluer les efforts liés à l'introduction d'actions préventives et d'étapes de contrôle par rapport à la probabilité que la non-conformité se produise et à la gravité de ses conséquences si elle se produit.
2. Décider quelles actions préventives, étapes de contrôle et actions correctives doivent être mises en œuvre dans le laboratoire.
3. Établir des plans d'action selon la méthode SMART pour la mise en œuvre de ces actions préventives/correctives et étapes de contrôle sélectionnées au point précédent. Ces actions devraient, entre autres, consister en l'adaptation des POS pour les procédures dans lesquelles les actions préventives/correctives sont mises en œuvre et en un tutorat des membres du personnel pour la mise en œuvre des actions et des contrôles (expliquer pourquoi et comment les actions et les contrôles sont mis en œuvre).
4. Soumettre les plans d'action au responsable qualité et s'assurer de leur exécution.

Responsable qualité :

1. Réceptionner les plans d'action pour mettre en œuvre les actions préventives, les étapes de contrôle et les actions correctives que le responsable du laboratoire a formulées sur la base des rapports d'ADME. Surveiller la mise en œuvre en temps voulu de ces plans d'action. Pour cela, ajouter les actions à mener aux comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel. De cette manière, à chaque réunion du personnel, on peut passer en revue les actions à mener et demander où en est leur mise en œuvre. Comme le responsable du laboratoire assiste également à ces réunions, il peut obliger les membres du personnel à réaliser le plus rapidement possible les actions à mener qui ne l'ont pas été dans les délais fixés.
2. Archiver le rapport d'ADME dans un nouveau classeur intitulé "ADME".