Responsable qualité :

1. Faire un tableau présentant une vue d'ensemble de tous les examens réalisés dans le laboratoire.
2. Déterminer le temps total d'obtention des résultats de chaque examen.
3. Déterminer, pour chaque examen, en utilisant les organigrammes élaborés en phase  2, le temps maximal autorisé pour réaliser chaque étape du processus. S'il s'avère qu'une étape dure trop longtemps et qu'il devrait être possible de l'exécuter en un temps plus court, introduire ce changement (uniquement des changements organisationnels, pas des changements dans la procédure d'examen proprement dite). Par exemple, si le rapport de résultats est rédigé dans l'après-midi alors que les résultats sont déjà connus le matin, le temps d'obtention des résultats de l'étape "Rédiger le rapport de résultats" peut être réduit en demandant à la personne chargée de rédiger le rapport de commencer plus tôt.
4. Fixer pour chaque examen le temps maximal autorisé pour l'obtention des résultats. Le déterminer en discutant avec les clients.
5. Quand le manuel de la qualité sera élaboré plus tard en phase 3, y inclure le tableau des temps maxima autorisés pour l'obtention des résultats d'examens (voir l'activité de rédaction du manuel de la qualité pour savoir dans quel chapitre le tableau doit être inclus).
6. Si le tableau n'est pas encore inclus : adapter la POS relative à la notification et l'archivage des résultats élaborée en phase 2 pour inclure la procédure selon laquelle la personne ayant demandé l'examen sera immédiatement informée dans le cas où le temps d'obtention des résultats d'un examen est dépassé et que ce retard peut compromettre les soins du patient.
7. Expliquer lors d'une réunion hebdomadaire du personnel que cette procédure est nouvelle et incluse dans la POS relative à la notification et l'archivage des résultats et que, désormais, tout le monde doit la respecter.