Titre
Pourquoi
Il est essentiel qu'un formulaire de demande soit élaboré de manière à inciter automatiquement les médecins à fournir toutes les informations susceptibles d'être importantes pour effectuer un examen de laboratoire correct.
Quoi
Il faut élaborer un formulaire de demande incluant un espace pour indiquer au moins les informations suivantes :
- Informations sur le patient (nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, sexe, etc.)
- Informations sur le demandeur
- Type d'échantillon primaire
- Examen(s) demandé(s)
- Informations cliniques pertinentes pour le laboratoire
- Date, heure et lieu de prélèvement de l'échantillon
- Date et heure de la réception de l'échantillon au laboratoire
- Toute autre information pertinente
Un lien vers un modèle de formulaire de demande figure dans la colonne de droite. Adapter ce formulaire à la situation du laboratoire (par exemple, remplacer les examens indiqués dans le modèle par ceux qui sont réalisés dans le laboratoire concerné). Donner des instructions claires sur la façon de remplir le formulaire de demande (ces instructions ne figurent pas sur le formulaire modèle). Par exemple : imprimer des instructions claires au dos du formulaire de demande sur la façon d'en remplir chaque section et indiquer quelles informations doivent figurer dans chaque section.
Pour les laboratoires de dépistage de la tuberculose, l'OMS a élaboré spécifiquement TB Reporting and Reporting Forms (notification de la tuberculose et formulaires de notification) qui contient un modèle de formulaire de demande d'examen de laboratoire pour le dépistage de la tuberculose.
Comment & qui
Point focal qualité (avec un membre du personnel qui peut fournir des suggestions utiles sur l'élaboration du formulaire de demande) :
- Élaborer un formulaire de demande incluant les éléments indiqués ci-dessus (voir normes ISO 15189:2007 article 5.4.1 et ISO 15189:2012 article 5.4.3).
- Présenter le formulaire de demande lors d'une réunion hebdomadaire du personnel et solliciter des suggestions pour son amélioration. Certains membres du personnel peuvent faire des suggestions intéressantes sur des points qui n'avaient pas été pris en compte lors de l'élaboration du formulaire.
- Présenter le formulaire de demande à plusieurs médecins et leur demander de faire des suggestions en vue de son amélioration. Les médecins ont une perspective différente qui peut déboucher sur des suggestions utiles pour améliorer le formulaire.
- Optimiser le formulaire de demande sur la base des suggestions d'amélioration émises à la fois par le personnel du laboratoire et par les médecins.
- Imprimer le formulaire de demande : il faut autant de copies que nécessaire pour en fournir suffisamment à tous les médecins qui demandent régulièrement des examens au laboratoire. Signaler aux médecins qu'ils doivent contacter le laboratoire s'ils ont besoin d'un plus grand nombre de formulaires. Expliquer aux médecins qu'ils doivent commencer à utiliser les nouveaux formulaires de demande dès à présent et jeter tous les anciens formulaires.
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