Rédiger une POS relative à l'enregistrement, la notification et l'archivage des résultats. Cette POS doit couvrir les procédures suivantes :

• Enregistrement des résultats
  Assurer un enregistrement correct de toutes les données nécessaires dans tous les registres, formulaires et rapports requis.
• Vérification des résultats et autorisation de leur délivrance
  Y compris la vérification de la transcription correcte des résultats entre registres, rapports et formulaires de travail et la vérification de l'exhaustivité du rapport final par le personnel autorisé (voir l'activité précédente en phase 2).
• Procédure normale de notification des résultats
  Les résultats doivent toujours être notifiés dans un rapport final, validé et officiel à la personne ayant demandé l'examen (pas au patient) par des membres autorisés du personnel. Les résultats, intervalles de référence (également réalisé en phase 2) et les descriptions doivent être notifiés en utilisant le vocabulaire/syntaxe et la nomenclature reconnus.
• Notification immédiate à la personne qui a demandé l'examen des résultats correspondant à des échantillons urgents (également réalisé en phase 2)
• Notification immédiate à la personne qui a demandé l'examen dans le cas où les résultats se situent dans les intervalles critiques (cette procédure a été élaborée plus tôt en phase 2). Inclure le formulaire de notification immédiate réalisé précédemment en phase 2 comme annexe à la POS.
  Cette procédure doit garantir que, si la personne ayant fait la demande d'examen n'a pas pu être contactée, le laboratoire continuera à essayer de la contacter jusqu'à ce que le contact soit établi.
• Notification par téléphone ou autres moyens électroniques
  Veiller à bien vérifier que le bon médecin a été appelé et qu'il enregistre les bons résultats pour le bon patient.
• Notification des résultats d'échantillons de qualité inadéquate mais sur lesquels les examens ont quand même été effectués
  L'indiquer au médecin et expliquer que les résultats doivent être interprétés avec précaution car ils sont moins fiables.
• Modification des rapports
  Quand il s'avère que, après avoir communiqué le résultat d'un examen, celui-ci pourrait avoir été erroné (par exemple en raison de l'utilisation d'un réactif de mauvaise qualité) le demandeur doit être averti du fait que le résultat est moins fiable ou peut même être incorrect, de sorte qu'il puisse prendre des mesures afin d'effectuer un diagnostic correct et le traitement approprié du patient. Les changements dans le rapport original doivent être clairement visibles et doivent être indiqués avec la date, l'heure et le nom de la personne qui a effectué les modifications. Dans les systèmes électroniques de notification, une fonction de suivi et de traçabilité qui enregistre toutes les modifications est nécessaire.
• Archivage des résultats
  Des copies des rapports de résultats officiels sont conservées par le laboratoire pendant une durée précise. Lorsque les rapports sont modifiés, le rapport original est également archivé, en même temps que les rapports révisés. Lorsque les résultats ont été immédiatement notifiés au demandeur, le formulaire de notification immédiate rempli doit être joint au rapport de résultats officiel pour permettre une vérification par la suite si nécessaire.