Commencer par écrire une POS-cadre. Ce document présentera les types de POS qui existent, un aperçu de chaque type de POS et comment une POS doit être rédigée.

Différents types de POS

Dans cet outil, on distingue trois types de POS :

• POS relatives à l'équipement
  Il s'agit de POS sur l'étalonnage, l'utilisation et la maintenance de l'équipement. Une POS doit être rédigée pour chaque unité d'équipement, indiquant comment elle doit être étalonnée, utilisée et entretenue.
• POS relatives aux analyses
  ll s'agit de POS sur la façon de réaliser un examen. Une POS doit être rédigée pour chaque examen, indiquant comment préparer les réactifs, comment traiter l'échantillon, comment réaliser l'examen et comment effectuer les contrôles de la qualité.
• POS relatives aux procédures
  Elles constituent de loin la majorité des POS qui devront être rédigées. Une POS doit être rédigée pour chaque procédure dans le laboratoire, qu'il s'agisse de la collecte d'échantillons sur un patient, du nettoyage des salles de laboratoire ou encore de la revue de direction.

Des sections spécifiques indiquant la façon de rédiger des POS pour chaque catégorie doivent être incluses dans la POS-cadre. Dans la colonne de droite, figurent trois liens vers des feuilles d'information qui présentent les POS de chaque catégorie dans les grandes lignes et de façon détaillée.

Grandes lignes du contenu de POS

Une POS comprend généralement les éléments suivants :

• Le titre de la POS
• Les objectifs et la portée de la POS
• Les abréviations, définitions et termes utilisés dans la POS
• Les tâches, responsabilités et obligations relatives à la procédure pour laquelle la POS est rédigée
• Sécurité et environnement
  Les mesures qui doivent être prises pour garantir la sécurité et protéger l'environnement
• La procédure
  subdivisée selon les sections :
  • Matériel et réactifs
  • Procédure
  • Contrôle de la qualité
• Les documents en lien avec la POS
• Les formulaires en lien avec la POS
• Les références
• Les annexes
  Les annexes peuvent inclure des formulaires, des instructions supplémentaires, des guides du fabricant, des listes de contrôle, etc.

Les POS relatives au matériel comprennent généralement une section supplémentaire décrivant la méthode d'étalonnage et de maintenance, divisée en procédures de maintenance préventives et correctives.

Système de codage de la POS

Pour garder une vue d'ensemble, toutes les POS doivent porter un code. Le choix du système de codage est libre. Un exemple de système de codage utilisable est néanmoins proposé : Une partie du code des POS indique le groupe auquel un document appartient, le numéro que porte ce document dans le groupe et une autre partie indique le numéro de la version du document. Exemple pour expliquer ce système :

• Le code de la POS du dépistage du paludisme par un examen microscopique est A04v03 :
  • La POS décrivant le dépistage du paludisme par un examen microscopique est une POS relative aux analyses, ce qui est indiqué par la lettre "A".
  • C'est la quatrième POS dans le groupe des POS relatives aux analyses : "A04"
  • Comme la POS a été révisée deux fois, le numéro de la version actuelle de cette POS est le numéro 3 : "A04v03".
• Le code de la POS de la centrifugeuse est E06v02 :
  • La POS décrivant l'utilisation et la maintenance de la centrifugeuse est une POS relative à l'équipement, ce qui est indiqué par la lettre "E".
  • C'est la sixième POS dans le groupe des POS relatives à l'équipement : "E06".
  • Elle a été révisée une fois, donc la version actuelle est la version 2 : "E06v02".

Dans la colonne de droite, figure un lien vers un modèle de POS-cadre qui peut être utilisé à la fois comme exemple et comme modèle pour rédiger la POS-cadre du laboratoire. Il est important que le laboratoire rédige sa propre POS plutôt que de copier simplement le modèle de POS. Une POS est spécifique à l'organisation car elle consigne par écrit exactement la procédure telle qu'elle est réalisée dans le laboratoire concerné. Quand le modèle de POS est simplement recopié, la POS ne décrit pas exactement la procédure telle qu'elle est réalisée dans le laboratoire concerné et est donc sans utilité.

Note : dans la gestion de la qualité, les POS sont soumises régulièrement à des examens et des révisions. Un système de contrôle des documents est mis en place à cet effet. Il sera instauré en phase 2 de cet outil.