Titre
Pourquoi
Le suivi continu du bon déroulement de l'ensemble du processus d'examen (comprenant l'étape pré-analytique, l'étape analytique et l'étape post-analytique) du laboratoire aide à identifier rapidement les erreurs potentielles et constitue une des activités les plus importantes pour permette une amélioration continue.
Dans la colonne de droite figure un lien vers un document présentant des informations de base sur l'amélioration des processus tiré du manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS.
Quoi
Le suivi du bon déroulement de chaque étape individuelle de l'ensemble du processus d'examen n'est pas réalisable. Il est préférable d'identifier les points de contrôle critiques dans ce processus. Il s'agit de points qui peuvent servir d'indicateurs du bon déroulement du processus. Ces indicateurs sont appelés indicateurs de qualité.
Le "pourcentage d'échantillons rejetés" est un exemple d'indicateur de qualité. Cet indicateur donne des informations sur le déroulement de l'ensemble du processus de collecte, de transport et de réception des échantillons. Un niveau élevé ou une augmentation du pourcentage d'échantillons rejetés doit être considéré comme une non-conformité et une enquête doit être initiée pour identifier les causes de cette non-conformité. Quand la cause est identifiée, des actions correctives doivent être formulées pour résoudre le problème. Des actions préventives doivent également être formulées pour minimiser le risque que la même erreur se reproduise. Ces actions conduisent toutes à une amélioration de la qualité au laboratoire. Le suivi continu des indicateurs de qualité et la résolution des problèmes dans l'ensemble du processus d'examen détectés par ces indicateurs de qualité facilite l'amélioration continue du laboratoire.
Pour avoir une idée de ce que sont les indicateurs de qualité, de la façon dont ils sont utilisés et pour choisir en connaissance de cause les indicateurs de qualité appropriés au laboratoire concerné, lire les articles (en anglais) figurant dans la liste ci-dessous et vers lesquels renvoie un lien dans la colonne de droite. Ces articles présentent les résultats de plusieurs laboratoires qui ont déjà formulé des indicateurs de qualité et ont testé leur faisabilité pour obtenir une amélioration continue. De Gruyter publishing a gracieusement autorisé la reproduction de ces publications.
Kirchner MJ, Funes VA et al. Quality indicators and specifications for key processes in clinical laboratories: a preliminary experience. Clin Chem Lab Med 2007;45(5):672-7.
Plebani M, Ceriotti F, Messeri G, Ottomano C, Pansini N, Bonini P. Laboratory network of excellence: enhancing patient safety and service effectiveness. Clin Chem Lab Med 2006;44(2):150-60.
Ricos C, Garcia-Victoria M, de la Fuente B. Quality indicators and specifications for the extra-analytical phases in clinical laboratory management. Clin Chem Lab Med 2004; 42(6): 578-82.
Ricos C, Biosca C, Ibarz M, Minchinela J, Llopis M, Perich C, et al. Quality indicators and specifications for strategic and support processes in laboratory medicine. Clin Chem Lab Med 2008;46(8):1189-94.
Comment & qui
Responsable qualité :
- Lire les articles (en anglais) cités en référence ci-dessus.
- Identifier les paramètres critiques de chaque processus du laboratoire qui peuvent être utilisés comme indicateurs de qualité. Utiliser les organigrammes élaborés en phase 2 pour identifier les étapes critiques dans chaque processus et utiliser les informations présentées dans les articles indiqués ci-dessus.
- Commencer à suivre les indicateurs de qualité sur une base mensuelle. Saisir les données sur des feuilles Excel. Si un changement soudain est observé dans les tendances pour un indicateur spécifique : remplir un formulaire de non-conformité et suivre la procédure décrite dans la POS relative à la gestion des non-conformités pour identifier la cause, résoudre le problème à l'origine de la non-conformité de sorte que la valeur de l'indicateur de qualité revienne à son niveau normal et formuler des actions préventives pour éviter que le même type de problème se reproduise.
- Lorsque l'ensemble des indicateurs de qualité a été suivi pendant un certain temps (approximativement 6 à 12 mois), passer à l'étape suivante en fixant une limite d'acceptabilité pour chaque indicateur et essayer d'optimiser les processus du laboratoire de façon à rester dans ces limites. Exemple : si pour l'indicateur "pourcentage d'échantillons rejetés", la valeur est normalement d'environ 5 %, fixer la limite d'acceptabilité à 3 % d'échantillons rejetés. Identifier les causes conduisant le plus souvent au rejet des échantillons et tenter de résoudre les problèmes à leur origine. Voir si le pourcentage d'échantillons rejetés diminue par la suite. Répéter ce processus jusqu'à atteindre la limite de 3 % souhaitée. Le fait de fixer des limites d'acceptabilité pour chaque indicateur et de tenter d'optimiser les processus du laboratoire de telle façon que leur exécution ne conduise pas à un dépassement de ces limites est appelé "définir des points de référence" (benchmarking). Essayer de minimiser les limites d'acceptabilité autant que possible pour obtenir une amélioration maximale du fonctionnement du laboratoire. Cependant, il ne faut pas mettre le personnel du laboratoire sous pression pour atteindre ces objectifs car cela peut avoir un effet pervers qui fera plus de tort que de bien. Les articles cités en référence ci-dessus fournissent également des informations sur l'utilisation des indicateurs de qualité comme points de référence.
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