Les données des patients sont, entre autres, enregistrées sur des formulaires de demande d'examen, des formulaires de travail, des registres, des copies de rapports de résultats, des rapports de résultats révisés, des formulaires de notification immédiate, etc.

En phase 3, l'emplacement de stockage sera mis à niveau pour éviter la détérioration des documents (y compris les données du patient) sous l'effet de facteurs physiques. En phase 3, le système d'archivage du laboratoire sera également optimisé pour garantir l'accessibilité aisée de toutes les informations du laboratoire à ceux qui en ont besoin. Il est cependant important que les données des patients soient dès à présent archivées en toute sécurité pour garantir la confidentialité et l'intégrité de ces données.

Veiller à ce que tous les dossiers contenant les données des patients soient conservés dans une armoire fermée à clé et que celle-ci ne puisse être ouverte que par les membres autorisés du personnel.

Mettre en place un système permettant de conserver de manière logique et ordonnée les données des patients de sorte que si les résultats d'un patient particulier doivent être remplacés, cela puisse être fait rapidement et aisément. Utiliser des chiffres ou des dates pour conserver tous les dossiers dans un ordre logique. Par exemple : conserver les dossiers des patients dans des classeurs identifiés par année civile et classer les dossiers à l'intérieur de chaque classeur selon les codes d'identification des patients.

Pour éviter l'accumulation des dossiers et un engorgement des archives, une liste d'archivage des documents doit également être établie afin de définir combien de temps chaque type de dossier doit être conservé. Cela a déjà été fait dans une autre activité en phase 2 et ne doit pas être effectué durant la présente activité.

Dans la colonne de droite, figure un lien vers un document sur la gestion de l'information et un système manuel basé sur papier extrait du manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS.