Rédiger une POS relative à l'achat et à la réception de l'équipement. Cette POS doit couvrir les procédures suivantes :

• Formuler des exigences spécifiques à l'équipement qui a été acheté :
  Lors de l'achat d'un équipement, un petit groupe de membres du personnel qui vont utiliser l'équipement doit être constitué pour discuter et formuler les exigences spécifiques auxquelles ils souhaitent que l'équipement se conforme.
• Exigences usuelles qui doivent notamment être prises en compte pour chaque commande d'équipement :
  • 10 % du budget de l'appel d'offres doivent être consacrés aux pièces de rechange et à la maintenance.
  • Les exigences concernant les limitations de la consommation énergétique et des nuisances environnementales lorsque l'appareil devenu hors d'usage, sera éliminé.
    Quelquefois, l'équipement contient des produits chimiques qui sont toxiques pour l'environnement et/ou la population. Dans ce cas, l'élimination de cette unité d'équipement doit être prise en charge par une entreprise spécialisée afin d'éviter les dommages pour l'environnement et les risques pour la santé publique. En l'absence d'entreprises de ce type, il est préférable d'essayer de trouver d'autres unités d'équipement qui ne contiennent pas ces produits chimiques. La consommation énergétique doit également être limitée : une unité d'équipement consommant trop d'énergie a également un impact négatif sur l'environnement, le réseau énergétique et le budget du laboratoire qui doit régler les coûts d'électricité. Essayer de trouver un équipement économe en énergie.
• Faire un inventaire de l'équipement approprié qui peut être obtenu auprès de différents fournisseurs et choisir la meilleure offre en se fondant sur une liste de contrôle.
• Processus de commande.
• Réception de l'équipement.
• Une liste de contrôle de réception pour vérifier que le modèle approprié, tel que commandé, a été reçu et que l'équipement fonctionne correctement et répond aux exigences en termes de fonctionnement.
• Une procédure pour l'acceptation ou le rejet d'une donation d'équipement
  Un laboratoire qui a mis en place un système de gestion de la qualité doit également effectuer les tests d'acceptation sur l'équipement reçu en donation. Si l'équipement ne répond pas aux spécifications du laboratoire, le laboratoire ne doit pas l'accepter car cet équipement ne permettra pas d'assurer des résultats de qualité. Les problèmes liés à un équipement inapproprié reçu en donation ne peuvent être solutionnés que si les laboratoires établissent un dialogue avec leurs donateurs et expliquent que l'équipement doit répondre aux spécifications propres au laboratoire, même si le sujet est sensible.
• Installation de l'équipement.
• Charger un membre du personnel de la responsabilité de l'unité d'équipement et autoriser les membres du personnel à l'utiliser (tâche du responsable du laboratoire). Instruire ces membres du personnel de leurs tâches et de leurs responsabilités (tâche du responsable de l'équipement).
• Constituer un fichier de l'équipement avec les documents et données nécessaires
  • Une POS
  • Un fichier avec toutes les données concernant l'équipement (par exemple, les instructions du fabricant/ le manuel d'utilisation, les contrats de services, carnets de maintenance, etc.).
• Adapter le registre de l'équipement pour y inclure la nouvelle unité d'équipement.

Cette POS doit être rédigée en tant que POS relative aux procédures. Dans la colonne de droite, figure un lien vers un modèle de POS-cadre contenant un modèle de POS relative aux procédures dans l'annexe 1.