Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Titre

Faire des POS pour tous les examens réalisés par le laboratoire

Pourquoi

La première étape dans la standardisation du processus primaire consiste à consigner les procédures de tous les examens actuellement réalisés au laboratoire sous forme de procédures opératoires standardisées (POS).

Quoi

Élaborer des POS pour tous les examens identifiés dans la liste préparée précédemment en phase 1. Se conformer au protocole défini pour rédiger les POS relatives aux analyses dans la POS-cadre élaborée durant l'activité précédente et utiliser le modèle pour les POS relatives aux analyses attaché à la POS-cadre.

Remarque importante : les personnes les mieux à même de rédiger les POS pour les différents examens sont les membres du personnel qui effectuent le plus souvent ceux-ci. Ces membres du personnel connaissent le mieux tous les petits détails qui permettent de réaliser les examens de manière optimale et peuvent les décrire dans les POS. En outre, répartir les tâches de rédaction des POS entre les différents membres du personnel évite d'imposer à une seule personne une surcharge de travail et stimule l'implication et l'engagement de tous les membres du personnel.

Dans la colonne de droite, figure un lien vers un exemple d'une POS relative aux analyses. Celle-ci permet d'avoir une idée du style d'écriture et montre jusqu'à quel point le texte doit être détaillé.

Pour information :

Il existe plusieurs portails Web proposant des modèles de POS génériques pour de nombreux examens souvent pratiqués dans les laboratoires de santé publique. Plusieurs liens vers ces portails figurent ci-dessous. Il est cependant extrêmement important de garder à l'esprit que ces POS génériques doivent toujours être vérifiées et adaptées à la situation du laboratoire concerné. En effet, la procédure décrite dans la POS générique peut être différente de celle qui est utilisée dans le laboratoire. Pour obtenir une standardisation et garantir la qualité, le laboratoire doit écrire ce qu'il fait et faire ce qu'il écrit. Si les POS génériques ne sont pas vérifiées et adaptées à la situation du laboratoire concerné, les procédures qui y sont utilisées ne seront toujours pas standardisées et la qualité ne sera pas garantie.

Le projet Patient Safety Monitoring & International Evaluation Project (pSMILE) de l'université John Hopkins dispose d'un portail proposant des ressources pour les laboratoires. Ce portail présente de nombreux types de documents différents qui peuvent être utilisés dans la pratique du laboratoire et pour les audits. Parmi ces documents, figurent des POS relatives aux examens de laboratoire. Cliquer ici pour accéder au portail.
La Caribbean Med Labs Foundation a publié de nombreuses POS relatives à la microbiologie sur son site Web (en PDF). Cliquer ici.
Les laboratoires de dépistage de la tuberculose peuvent utiliser la boîte à outils TB CAP Laboratory Toolbox qui comprend de nombreux modèles de POS spécifiques pour les tests de dépistage de la tuberculose. Télécharger cette boîte à outils ici.

De nombreuses organisations ont publié leurs POS sur Internet ; le laboratoire peut s'en « inspirer » pour rédiger ses propres POS.

Comment & qui

Équipe du projet qualité, en concertation avec le responsable du laboratoire :

Déterminer quels membres du personnel sont les mieux à même de rédiger chacune des POS.
Responsable du laboratoire :
- Attribuer aux membres du personnel sélectionnés la mission de rédiger les POS. Expliquer la procédure de rédaction des POS et leur demander de se familiariser avec la POS-cadre et d'utiliser le protocole pour rédiger les POS relatives aux analyses dans la POS-cadre à l'aide du modèle attaché à la POS-cadre. Leur signaler qu'ils peuvent s'adresser à un membre de l'équipe du projet qualité s'ils ont des questions.
- Définir clairement les tâches du membre du personnel (créer le contenu de la POS : écrire la procédure et d'autres paragraphes des POS) et de l'équipe du projet qualité (optimiser la structure de la POS et la présentation pour qu'elle soit conforme aux lignes directrices de la POS-cadre). De cette manière chacun sait ce qu'il doit faire et cela évite les efforts redondants.
- Attribuer les tâches aux différents membres du personnel selon la méthode SMART, indiquant quand leurs tâches doivent être terminées pour maintenir ce processus actif.
Quand les POS sont prêtes (c'est-à-dire rédigées, révisées et autorisées) déterminer à quel endroit des copies des POS doivent être disponibles et indiquer ces endroits sur la POS pour assurer la traçabilité et savoir où remplacer les anciennes copies des POS par les copies révisées. Ouvrir de nouveaux classeurs intitulés "POS relatives aux analyses" pour conserver les POS aux différents endroits identifiés.
Inclure les POS dans une liste Lu et Compris et indiquer quels membres du personnel doivent lire et comprendre les POS (ceux qui sont concernés par les POS). Un lien vers un modèle de liste Lu et Compris figure dans la colonne de droite.
Présenter les POS à tous les membres du personnel et leur indiquer les endroits où l'on peut les trouver lors d'une réunion hebdomadaire du personnel . Expliquer quels membres du personnel doivent lire les POS et expliquer comment fonctionne la liste Lu et Compris et dire qu'ils doivent signer la liste quand ils ont lu une POS.
Vérifier que tous les membres du personnel ont lu les POS qui leur ont été désignées. S'ils ne les ont pas lues, leur rappeler qu'ils doivent le faire.