Checklist Phase 4

Le laboratoire dispose-t-il d'une procédure standardisée pour recruter un nouveau membre du personnel permanent, un agent temporaire et accueillir des visiteurs ?

La procédure destinée à recruter un nouveau membre permanent du personnel et un agent temporaire comprend-elle les éléments suivants :

• Pour un membre permanent et un agent temporaire :
  • Critères auxquels tous les candidats doivent satisfaire
  • Procédure destinée à définir les critères spécifiques pour le poste à pourvoir
  • Procédure pour la rédaction et la publication de l'offre d'emploi
  • Procédure pour la sélection des candidats les plus aptes sur la base de leur lettre de candidature
  • Procédure pour inviter les candidats à un entretien et organiser celui-ci
  • Procédure pour sélectionner les candidats sur la base de l'entretien d'embauche
  • Procédure pour recruter le candidat approprié, comprenant les points suivants :
    • Fixer le salaire
    • Rédiger le descriptif personnalisé de poste
    • Adapter la grille d'autorisation
    • Créer un dossier personnel
    • Veiller à la bonne insertion du membre du personnel selon la POS relative à l'insertion de nouveaux membres du personnel
    • Assurer la formation du nouveau membre du personnel (par exemple, formation à la gestion de la qualité pour s'assurer que le membre du personnel comprend le système de gestion de la qualité et travaille conformément à ce système).
• Pour les visiteurs :
  • Procédure pour l'identification et l'enregistrement des informations concernant le visiteur
  • Procédure pour enregistrer les informations concernant l'objet de la visite
  • Procédure pour autoriser l'accès temporaire du visiteur au laboratoire (incluant un examen médical pour déterminer si l'état de santé de la personne lui permet d'accéder aux zones où sont effectués les examens)

Les besoins en termes de formation sont-ils systématiquement évalués lors des évaluations des compétences et des évaluations professionnelles ?

Le laboratoire a-t-il un programme de formation continue ?

Le programme de formation continue est-il un élément intégré dans le plan annuel qualité ?

Y a-t-il au laboratoire un membre ayant reçu une formation appropriée sur l'analyse des modes de défaillance et de leurs effets ?

Toutes les unités d'équipement qui ont une incidence directe sur les résultats des examens ont-elles été validées ?

Une procédure standardisée est-elle en place pour garantir que le laboratoire détermine et corrige l'effet négatif d'un équipement défectueux sur les examens du laboratoire ?

La procédure destinée à déterminer et à corriger l'effet négatif d'un équipement défectueux a-t-elle été utilisée systématiquement dans le passé quand un équipement s'est avéré être défectueux ?

Demander à la personne interrogée de donner un exemple.

Le transport des échantillons dans de bonnes conditions est-il suivi sur une base continue par le laboratoire en vérifiant si les spécifications en matière de transport formulées dans la POS relative à la collecte des échantillons sont respectées ?

Si des problèmes liés au transport des échantillons se produisent, un formulaire de non-conformité est-il systématiquement rempli ?

L'effet des mesures préventives/correctives pour résoudre les problèmes liés au transport des échantillons est-il évalué pour vérifier leur efficacité ?

Une action est-elle entreprise quand un changement soudain est observé dans la valeur d'un indicateur de qualité et le problème à l'origine du changement est-il résolu de façon à éviter qu'il se reproduise ?

Des actions sont-elles entreprises pour optimiser les processus du laboratoire de façon que les limites d'acceptabilité pour chaque indicateur de qualité ne soient plus dépassées ?

Des membres spécifiques du personnel du laboratoire sont-ils autorisés à participer aux sessions cliniques ?

Des réunions entre le personnel du laboratoire et le personnel clinique ont-elles lieu au moins quatre fois par an ?

Si des actions à mener sont définies lors d'une réunion entre le personnel clinique et le personnel du laboratoire, une rétro-information est-elle présentée à la réunion suivante ?

Des plans d'action sont-ils établis pour éliminer/corriger les non-conformités identifiées lors de l'exercice d'audit externe en formulant des actions correctives, des étapes de contrôle et des actions préventives si nécessaire et s'il y a lieu ?

Le rapport de l'exercice d'audit externe ainsi que le plan d'action sont-ils archivés quand toutes les actions à mener ont été réalisées ?

Le laboratoire dispose-t-il d'une POS pour le traitement des plaintes ?

Les personnes ayant émis les plaintes sont-elles informées de la solution élaborée sur la base de leur plainte ?

Un équipement de lutte contre l'incendie est-il en place ?

Les voies d'évacuation sont-elles indiquées ?

Des procédures sont-elles en place pour savoir comment agir dans différentes situations d'urgence ?

Des actions préventives, des étapes de contrôle et des actions correctives appropriées ont-elles été mises en œuvre pour éviter et contrôler les non-conformités ?

Rechercher dans les rapports des analyses des modes de défaillance et de leurs effets si les actions préventives, les étapes de contrôle et les actions correctives ont raisonnablement permis d'éviter et de contrôler les modes de défaillance en pratique. Raisonnablement signifie que la mise en œuvre des actions préventives, des étapes de contrôle et des actions correctives se justifie par rapport à la probabilité des modes de défaillance associée à la gravité des conséquences.

Lorsque des étapes de contrôle et des actions préventives/correctives découlant de l'analyse des modes de défaillance et de leurs effets se sont avérés inefficaces, ont-elles été remplacées par d'autres mesures plus efficaces ?