Unité chargée de la réception des échantillons :

1. Commencer à surveiller en permanence le transport des échantillons en vérifiant, pour chaque échantillon, le respect des spécifications formulées dans la POS relative à la collecte des échantillons. Si des échantillons de mauvaise qualité sont reçus, toujours en retracer le parcours pour tenter de découvrir ce qui a conduit à la détérioration de l'échantillon ou à un conditionnement incorrect. Si la cause est identifiée, essayer de prendre des mesures préventives pour éviter qu'un plus grand nombre d'échantillons soient détériorés à l'avenir pour cette raison. Par exemple : si du liquide s'écoule d'un échantillon reçu au laboratoire suite à l'utilisation d'un récipient inapproprié, le client doit être contacté pour l'en informer et lui expliquer quel est le récipient le plus adapté pour cet échantillon.
2. Plus tard en phase 4, une procédure pour le traitement des non-conformités doit être élaborée. Lorsque cette procédure est établie, remplir un formulaire de non-conformité pour chaque problème de transport d'échantillons. Expliquer qu'un problème a été rencontré lors du transport de l'échantillon, décrire le problème et les mesures correctives qui ont été prises. L'enregistrement de ces non-conformités permet d'avoir une idée de la fréquence des problèmes qui se produisent au cours du transport. Exemple : quand un grand nombre d'échantillons sont contaminés ou qu'ils ne contiennent plus aucune bactérie vivante parce que la durée de transport a été excessive, enregistrer ces évènements aide à déterminer l'ampleur du problème et permet de formuler des mesures préventives et correctives spécifiques afin de le résoudre. Ces informations permettront, par la suite, de déterminer si ces mesures ont permis de résoudre le problème (le nombre de formulaires de non-conformité signalant une contamination de l'échantillon à cause d'une durée de transport excessive doit diminuer). Conserver les formulaires de non-conformité dans le classeur "Non-conformités" (qui sera également créé en phase 4).