Checklist Contrôle des processus

Le formulaire de demande d'examen de laboratoire comporte-t-il des instructions claires sur la manière de le remplir ?

Le temps maximum autorisé pour l'obtention des résultats a-t-il été déterminé pour chaque examen réalisé dans le laboratoire ?

Un tableau des temps maxima autorisés pour l'obtention des résultats de chaque examen est-il inclus dans la POS relative à la notification et l'archivage des résultats ?

Les membres du personnel ont-ils connaissance de la procédure selon laquelle la personne ayant demandé l'examen sera immédiatement informée dans le cas où le temps maximum d'obtention des résultats de l'examen est dépassé et que ce retard peut compromettre les soins du patient ?

Le laboratoire a-t-il identifié et établi une liste de l'ensemble des examens réalisés afin de déterminer quelles POS doivent être rédigées ?

La POS relative à la collecte d'échantillons inclut-elle au moins les éléments suivant ? [cocher]

• Pré-collecte :
  • Instructions relatives à l'identification du patient
  • Instructions destinées à vérifier si le patient répond aux exigences de l'examen (par exemple, vérifier que le patient est à jeun si cela est nécessaire pour l'examen de laboratoire)
  • Instructions destinées à assurer la sécurité du patient
  • Instructions destinées à assurer la sécurité du membre du personnel du laboratoire
  • Instructions concernant le respect de la confidentialité du patient
  • Instructions destinées à assurer un traitement approprié du patient (avec respect, amabilité et politesse)
  • Instructions concernant les informations à fournir au patient (ce qui va se passer, quand le patient recevra les résultats et où le patient peut obtenir les résultats)
  • Instructions concernant la préparation du patient (notamment lui donner des informations sur la collecte des échantillons et les examens de laboratoire)
  • Directives pour remplir le formulaire de demande, y compris l'identification de la personne collectant l'échantillon et l'identification du patient
• Collecte :
  • Instructions indiquant comment collecter correctement l'échantillon, faisant notamment référence aux critères d'acceptation d'un échantillon de bonne qualité
• Post-collecte :
  • Procédure d'étiquetage de l'échantillon
  • Exigences relatives au conditionnement approprié et sûr de l'échantillon
  • Instructions relatives au transport de l'échantillon (notamment les délais à respecter et la plage de températures) et aux bonnes conditions de stockage si l'échantillon n'est pas transporté directement après la collecte
  • Instructions relatives à l'élimination en toute sécurité des matériels utilisés pour la collecte de l'échantillon

Le résultat de l'évaluation des temps d'obtention des résultats est-il inclus dans les rapports trimestriels ?

Lorsque de brusques augmentations du pourcentage d'échantillons pour lesquels le temps d'obtention des résultats est excessif sont observées, une analyse est-elle effectuée pour en identifier la cause et des mesures correctives et préventives sont-elles prises ?

Le transport des échantillons dans de bonnes conditions est-il suivi sur une base continue par le laboratoire en vérifiant si les spécifications en matière de transport formulées dans la POS relative à la collecte des échantillons sont respectées ?

Si des problèmes liés au transport des échantillons se produisent, un formulaire de non-conformité est-il systématiquement rempli ?

L'effet des mesures préventives/correctives pour résoudre les problèmes liés au transport des échantillons est-il évalué pour vérifier leur efficacité ?

Toutes les POS ont-elles été rédigées selon les procédures décrites dans la POS-cadre ?

Le laboratoire dispose-t-il d'une POS relative à la réception et au traitement des échantillons ?

Le laboratoire dispose-t-il de membres du personnel autorisés à examiner les demandes et décider quels examens doivent être réalisés ?

Le laboratoire utilise-t-il un registre de réception des échantillons ?

Le laboratoire a-t-il standardisé la procédure de validation des méthodes d'examen et de l'équipement dans une POS ?

Une action est-elle entreprise quand un changement soudain est observé dans la valeur d'un indicateur de qualité et le problème à l'origine du changement est-il résolu de façon à éviter qu'il se reproduise ?

Des actions sont-elles entreprises pour optimiser les processus du laboratoire de façon que les limites d'acceptabilité pour chaque indicateur de qualité ne soient plus dépassées ?

Le formulaire de rejet d'échantillon inclut-il les éléments suivants ?

• Identification du patient
• Identification de la personne qui collecte l'échantillon
• Identification du médecin (si ce n'est pas lui qui collecte l'échantillon)
• Identification de l'échantillon
• Raison du rejet de l'échantillon
• Mesure à prendre (la personne qui fait la demande doit-elle envoyer un nouvel échantillon ? La personne qui collecte l'échantillon doit-elle modifier la procédure ?)

Le laboratoire a-t-il validé toutes les méthodes utilisées dans le laboratoire ?

Demander les rapports de validation pour en obtenir la preuve.

Le laboratoire a-t-il fait des organigrammes de toutes les procédures ordinaires réalisées dans le laboratoire ?

Le contrôle interne de la qualité des résultats est-il consigné dans un registre ?

Le laboratoire a-t-il une POS relative au contrôle interne de la qualité qui comprend :

• Une explication du concept de contrôle interne de la qualité
• La procédure générale pour réaliser un contrôle interne de la qualité
• Une procédure pour élaborer des matériels utilisés comme témoins pour le contrôle interne de la qualité
• La procédure de révision périodique des contrôles internes de la qualité
• La procédure à suivre en cas de défaillance d'un contrôle interne de la qualité

Les résultats du contrôle interne de la qualité font-ils l'objet d'un suivi continu ?

La notification des résultats est-elle suspendue lorsque des écarts/des défaillances sont constatés dans les contrôles internes de la qualité ?

Toutes les procédures ordinaires réalisées dans le laboratoire sont-elles standardisées dans des POS ?

Demander à consulter plusieurs POS indiquées dans l'organigramme et vérifier le registre de contrôle des documents du laboratoire.