Uygunsuzluğu kurallara ve/veya beklentilere uymayan herhangi bir durum olarak tanımlayabiliriz. Örnek verecek olursak: kritik çevresel parametreler veya ekipman parametrelerinde sapma, kazalar, yanlış ambalajlanmış numuneler, stokların tükenmesi vb. DSÖ Laboratuvar Kalite Yönetim Sistemi (LKYS) el kitabında uygunsuzluk yönetimine (LKYS el kitabında "Durum Yönetimi" olarak geçmektedir) ilişkin bilgiler bulunmaktadır; bu bilgilere sağ sütunda yer verilmiştir.

Uygunsuzluk Yönetimine yönelik bir SÇP yazın. Bu SÇP'nin ekleri uygunsuzluk formu ve sayım listesidir.

Uygunsuzlukların sürekli iyileşmeyi sağlayacak şekilde çözümlenmesi için şu prosedürün izlenmesi gerekir:

• Her uygunsuzluğu standartlaştırılmış bir uygunsuzluk formuna kaydedin. Bu tür bir form şablonuna sağ sütunda yer verilmiştir. Uygunsuzluk herhangi bir personel üyesi tarafından bildirilebileceği için bu formun açık talimatlar içermesi önemlidir; ilk olarak olası sebepler de dâhil edilerek uygunsuzluğun tanımlanması gerekir. Uygunsuzluğu bildiren personel forma adını yazmalıdır. Ardından "Bu formu laboratuvar yöneticisine iletin" talimatına yer verilmelidir.
• Formu alan Laboratuvar Yöneticisi:
  • Uygunsuzluğun sonuçlarının önem derecesine dair tahminde bulunarak bunu forma ekler.
  • Uygunsuzluğun sebebini araştırmak üzere bir analiz yapar. Bunun için laboratuvar yöneticisi uygunsuzluğun meydana geldiği laboratuvar biriminden sorumlu kişiden yardım isteyebilir ve uygunsuzluğu bildiren kişiden de fikir alabilir.
  • Uygunsuzluğu çözümlemek üzere yapılan neden analizinden elde edilen bulgulara dayanarak düzeltici ve önleyici eylemler belirler ve aynı uygunsuzluğun gelecekte tekrarlanmasını önler. Gerekliyse ve mümkünse bir daha ortaya çıkması halinde uygunsuzluğun tespit edilmesini sağlayacak kontrol adımları da belirlenebilir.
  • Düzeltici/önleyici eylemlerin ve kontrol adımlarının zamanında uygulanıp uygulanmadığı, uygunsuzluğun çözümlenmesi/düzeltilmesi gereken zaman aralığı (son tarih de dâhil olmak üzere) ve eylem maddelerini uygulaması gereken kişinin/kişilerin adı/adları belirtilerek uygunsuzluk formunda SÖMGZ eylem maddelerinin belirlenmesiyle kontrol edilmelidir.
  • Eylem maddelerinin yazıldığı bölümün altında laboratuvar yöneticisi, düzeltici ve önleyici eylemlerinin etkinliğinin değerlendirilmesinin gerekip gerekmediğini belirtmelidir. Form üzerinde "Bu formu Kalite Sorumlusu'na iletin" talimatı yer almalıdır.
• Laboratuvar yöneticisinin uygunsuzluğu ve bu uygunsuzluğu çözümleme/düzeltme yöntemlerini bir personel toplantısında tartışması gerekir. Eylem maddelerini uygulamaya geçirme görevine atanan kişiler bilgilendirilmelidir.
• Form eline ulaştıktan sonra, eylem maddelerini izlemek ve uygulandığından emin olmak için Kalite Sorumlusu bu eylem maddelerini haftalık personel toplantısının tutanaklarına eklemelidir. Laboratuvar yöneticisi düzeltici ve önleyici eylemlerin etkinliğinin değerlendirilmesi gerektiğini belirttiyse Kalite Sorumlusu'nun uygunsuzluk için bir bildirim listesi hazırlaması gerekir, aşağı bakınız.
• Eylem maddeleri tamamlanana kadar Kalite Sorumlusu formu arşivlememelidir. Tüm eylem maddeleri uygulamaya geçirildikten sonra uygunsuzluk formu laboratuvar yöneticisi tarafından tarih atılarak imzalanmalı ve ardından da "Uygunsuzluklar" adlı yeni klasörde arşivlenmelidir.

Tespit edilen her uygunsuzluk için bir uygunsuzluk formunun doldurulması önemlidir. Her personel üyesi, laboratuvar hizmetlerinin iyileştirilmesine katkıda bulunabilecekleri için bu durumdan haberdar olmalıdır. Uygunsuzlukların her daim forma kaydedilme olasılığını artırmak için formun basit tutulması ve uygunsuzluğu bildiren kişi tarafından kısa sürede doldurulabilir olması önemlidir.

Önceki uygunsuzluklar için belirlenen düzeltici ve önleyici eylemlerin işe yarayıp yaramadığının görülmesi için bir sayım listesi kullanılabilir. Bu durumda çözümlenmesi/düzeltilmesi gereken uygunsuzluğun tanımını içeren bir liste hazırlanır. Bu tür bir liste şablonuna sağ sütunda yer verilmiştir. Bu listeler ilan panosu gibi tüm personel üyeleri tarafından erişilebilecek bir yere konulabilir. Haftalık personel toplantısında personel üyeleri yeni listeler konusunda bilgilendirilir ve herhangi bir uygunsuzluk tespit etmeleri halinde personel üyelerinden bunu bildirmeleri talep edilir. Düzeltici ve önleyici eylemler uygulandıktan sonra söz konusu uygunsuzluğun bu listede bildirilmeye devam edilmesi halinde laboratuvar yöneticisi düzeltici ve önleyici eylemlerin tam manada etkin olmadığını anlamış olur.

Bildirim listeleri sık meydana gelen uygunsuzluklar için de çok kullanışlıdır. Örneğin: İstek Formları her zaman eksiksiz doldurulmayabilir. Her seferinde uygunsuzluk formunu doldurmak çok zahmetli olabilir. Böyle bir durumda laboratuvar uygunsuzluğun meydana geldiğinin bildirilebileceği bir bildirim listesi kullanabilir.