Checklist Gestion de l’information

Le rapport de résultats comprend-il au moins les éléments suivants : [cocher]

• Nom du laboratoire
• Informations personnelles concernant le patient, y compris informations cliniques telles que fournies au laboratoire par la personne ayant demandé l'examen
• Coordonnées de la personne qui demande l’examen
• Liste des examens réalisés
• Date de prélèvement de l'échantillon primaire
• Type d'échantillon primaire
• Commentaires sur la qualité de l'échantillon (approprié ou non pour effectuer les examens, ce qui peut influencer la fiabilité des résultats)
• Résultats de l'examen
• Intervalles biologiques de référence/valeurs de décision, y compris "intervalles d'alerte ou intervalles critiques" pour tous les examens réalisés, avec des commentaires pour interpréter les résultats, le cas échéant
• Informations concernant le membre du personnel du laboratoire qui a vérifié les résultats et autorisé la délivrance du rapport
• Date et heure de la délivrance du rapport

Le laboratoire dispose-t-il d'archives pour ses documents, organisées de manière logique pour permettre un accès rapide et aisé aux informations ?

Les archives du laboratoire protègent-elles les documents contre les détériorations dues à l'humidité, l'éclairage direct du soleil, les insectes, le feu, etc.?

Une procédure est-elle en place pour garantir la vérification d'une transcription correcte des résultats dans les rapports ?

Le système informatique est-il correctement protégé par un pare-feu ?

Des membres spécifiques du personnel sont-ils autorisés à I) accéder aux données informatisées du laboratoire, ou II) accéder aux données informatisées du laboratoire et les saisir ou III) accéder aux données informatisées du laboratoire, les saisir et les modifier, et la grille d'autorisation est-elle adaptée pour indiquer qui est autorisé à effectuer ces activités ?

Le laboratoire dispose-t-il d'une procédure pour garantir la notification immédiate à la personne ayant fait la demande d'examen dans le cas où les résultats se situent dans les intervalles critiques ?

Le laboratoire dispose-t-il d'un plan d'urgence consigné dans un document, indiquant la marche à suivre en cas de panne du système informatique, afin de garantir un accès permanent aux données du laboratoire ?

La méthode utilisée par le laboratoire pour envoyer les rapports de résultats aux demandeurs garantit-elle leur livraison dans les meilleurs délais ?

La POS relative à la gestion de l'information du laboratoire comprend-elle au moins les procédures suivantes :

• Gestion et maintenance du système informatisé de gestion des données du laboratoire, incluant des procédures relatives aux points suivants :
  • Sauvegardes régulières, vérification régulière de l'absence de virus et protocoles de plan d'urgence
  • Accès aux données du laboratoire dans le système informatisé
  • Saisie des données du laboratoire
  • Modification des données du laboratoire enregistrées dans le système informatisé
  • Définition des autorisations d'accéder aux données, d'accéder aux données et de les saisir ainsi que d'accéder aux données, les saisir et les modifier dans le système informatisé
• Protocole destiné à garantir la confidentialité des données des patients
• Gestion et maintenance des archives du laboratoire, incluant des procédures relatives aux points suivants:
  • Accès aux informations
  • Conservation des informations
  • Modification des informations archivées
  • Garantie de la protection des dossiers contre les facteurs externes pouvant entraîner leur détérioration tels que l'humidité, le feu, les insectes, l'éclairage direct du soleil, etc.
  • Définition des autorisations d'accéder aux informations, d'accéder aux informations et de les archiver ainsi que d'accéder aux informations, les archiver et les modifier dans les archives

Les données des patients (telles que les formulaires de demande d'examen, les formulaires de travail, les registres, les copies de rapports de résultats, les rapports de résultats révisés, les formulaires de notification immédiate, etc.) sont-elles conservées de manière logique, permettant leur récupération rapide et aisée ?

Les procédures décrites dans la POS relative à l'enregistrement, la notification et l'archivage des résultats sont-elles systématiquement et correctement mises en œuvre en pratique ?

Le laboratoire est-il capable d'identifier les membres du personnel qui ont signé les documents sur la base de la signature ou des initiales ?

Si le laboratoire conserve les données sous forme numérique : des sauvegardes hebdomadaires sont-elles effectuées ?