Titre

Établir un système d'archivage assurant la protection des informations du laboratoire mais permettant aussi de retrouver rapidement les informations

Pourquoi

Jusqu'à présent, de nombreux classeurs ont été créés pour des types spécifiques de documents. Il importe que l'accès aux informations contenues dans ces documents soit contrôlé et que les documents soient conservés en toute sécurité, protégés contre les facteurs susceptibles de les détériorer.

Quoi

Mettre en place les archives du laboratoire. Les exigences les plus importantes relatives aux archives du laboratoire sont les suivantes :

  • L'accès aux archives doit être contrôlé ; les membres du personnel doivent être autorisés soit à :
    • Accéder aux archives
    • Accéder aux archives et y ajouter des documents
    • Accéder aux archives, y ajouter des documents et modifier les documents déjà présents dans les archives
    • Le personnel clinique (qui demande les examens) est également autorisé à accéder à certains dossiers médicaux conservés dans les archives du laboratoire.

  • Conséquence logique du point précédent : les archives doivent pouvoir être fermées à clé
  • Les informations conservées dans les archives doivent pouvoir être aisément retrouvées : un système logique doit être mis en place sur la façon dont elles sont conservées afin de pouvoir être rapidement et facilement retrouvées
  • Les documents conservés dans les archives doivent être protégés contre les détériorations dues à l'humidité, l'éclairage direct du soleil, les insectes, le feu, etc.

 

Certains pays peuvent également avoir des règles supplémentaires auxquelles les archives doivent se conformer.

Comment & qui

Responsable du laboratoire :

  1. Rédiger un plan d'action selon la méthode SMART pour la mise à niveau/la mise en place des archives du laboratoire et veiller à ce qu'elles soient conformes aux exigences ci-dessus.
  2. Commencer à surveiller la mise en œuvre du plan d'action en temps voulu. Pour cela, ajouter les actions à mener aux comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel. De cette manière, à chaque réunion du personnel, on peut passer en revue les actions à mener et demander où en est leur mise en œuvre. Comme le responsable du laboratoire assiste également à ces réunions, il peut obliger les membres du personnel à réaliser le plus rapidement possible les actions à mener qui ne l'ont pas été dans les délais fixés.
  3. Adapter la grille d'autorisation pour définir qui peut accéder aux archives du laboratoire, ajouter et modifier des documents. Inclure aussi les personnes qui font des demandes d'examens et définir leurs autorisations (généralement, les demandeurs peuvent uniquement consulter les dossiers médicaux, pas introduire ni modifier des informations dans les archives).
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Cette activité fait partie du point essentiel Gestion de l'information

 

ISO15189:2012: 4.1.1.3 4.13 5.2.2 5.2.3 5.10.2 5.10.3
ISO15190:2003: