Başlık
Neden
Numune kabul ve işleme birimi, analiz sürecinin en önemli ayaklarından biridir. Bu birim doğru organize edilmezse analiz sürecinin tamamının bütünlüğü riske atılmış olur. Numunenin kabul edildiği ve işlendiği aşamalarda doğru prosedürler harfiyen takip edilmezse numunenin izlenebilirliği garanti altına alınmaz, sonuçların kalitesi güvence altına alınmaz ve hem hastanın hem de personelin sağlığı tehlikeye atılmış olur.
Yapılan araştırmalarda birçok laboratuvarda hataların numune kabulünün çok önemli bir yer teşkil ettiği analiz öncesi aşamada ortaya çıktığının görüldüğü unutulmamalıdır. Dolayısıyla bütün prosedürlere titizlikle uyulması ve gereken kontrollerin her zaman eksiksiz şekilde yapılması hayati önem taşımaktadır.
Ne
Numune kabulü ve işlenmesiyle ilgili bütün prosedürleri içeren bir SÇP yazın. SÇP'de şu prosedürlerin bulunması şarttır:
- Numune bütünlüğünün kontrol edilerek numunenin kabulüne veya reddine karar verilmesi. Numune kabul/ret kriterleri bir önceki aktivitede belirlenmişti. Bu kriterlere başvurun.
- Numunenin laboratuvar kaydına alınması: Numune kabul edildiğinde hangi testlerin yapılması gerektiğine karar verilir ve numune laboratuvar sistemine kaydedilir.
- Numunenin etiketlenmesi: Numune kaydedildiğinde etiketlenir. Böylece izlenebilirlik sağlanır: Parçalı numunelerin bütün parçaları aynı şekilde etiketlenerek numune parçalarının hangi birincil numuneye ait olduğu izlenebilir. Ayrıca numune, etiketi ile en önemli form ve kayıtlara da bağlanmış olur. Böylece bütün numune bilgilerinin gerektiği gibi kaydedilmesi sağlanır.
- Numunelerin işlenmesi: İsteklerin yetkili personel tarafından değerlendirilerek hangi tetkiklerin yapılması gerektiğine karar verilir.
- Acil isteklerin ele alınmasına ilişkin prosedür.
- Sözlü isteklerin ele alınmasına ilişkin prosedür (ilgili bütün bilgilerin laboratuvar tarafından sözlü isteğe göre İstek Formu doldurularak toplanması).
- İstenen numune hacimlerinin periyodik olarak incelenmesi: Bazen testlerde değişiklik olur ve daha az veya daha çok numune gerekebilir. Gerekenden fazla numune materyali toplanması önlenmelidir (hasta daha fazla rahatsızlık duyacağı için). Dolayısıyla istenen numune hacimleri düzenli olarak incelenmelidir (yılda bir defa).
- Numune ret prosedürü (Bir sonraki aktivitede Numune Ret Formu geliştirilecektir).
Numunelerin kaydedilmesi için uygun bir numune kaydı örneği hazırlanmalıdır. Kayıtta ilgili bütün hasta bilgileri ve laboratuvar testlerinin sonuçları yer almalıdır. Böylece sonuçların doğrulanması ve diğer kalite kontrollerinin gerçekleştirilmesine olanak sağlanmış olur. Kayıtta şu bilgilerin bulunması şarttır (ilaveten başka bilgiler de yer alabilir):
- Hastanın adı + benzersiz kimlik tanımlayıcı (ör. varsa sosyal güvenlik numarası/doğum yeri ve tarihi vb.)
- Hasta laboratuvar kimlik numarası
- Tetkiki isteyen kişinin irtibat detayları
- Birincil numune türü
- Numune toplanma tarihi
- Numune geliş tarihi
- Numune kabul tarihi
- İstenen tetkik(ler)
- Tetkik sonuçları + tetkiki yapan laboratuvar teknisyeninin adı
- Rapor tarihi
- Raporu gönderen kişinin kimlik bilgileri
Hasta kaydı kâğıt üzerinde veya elektronik ortamda tutulabilir. Elektronik sistem kullanılması şiddetle tavsiye edilir. En basit elektronik form Excel dosyasıdır, ancak bu dosyalarda kolayca hata yapılabilir (bilgilerin aktarılmasında yapılabilecek hatalar gibi). Ayrıca piyasada birçok Laboratuvar Bilgi Sistemi (LBS) yazılım paketi bulunmaktadır. Bu sistemleri kullanmanın avantajı, laboratuvarın performansı üzerinde daha fazla kontrol ve denetim sağlamaları ve hata olasılığının daha az olmasıdır. Hangi LBS paketini satın alacağınızı seçerken dikkatli olun. LBS'nin şunları yapması şarttır (ilaveten başka özellikler de eklenebilir):
- İstenen bütün testlerin sonuçlarını toplu olarak gösterebilmeli; toplu sonuçlar, herhangi bir testin sonuçlarına tek tek baktığınızda gözden kaçırabileceğiniz belirli bir hastalığın karakteristiklerini açıkça görmenizi sağlayabilir
- Bir hastaya ait geçmişteki hasta evrakları kolayca görülebilmeli (sadece şu anda değil, geçmişte istenen tetkikleri de göstererek hastalığın gelişimi hakkında önemli bilgiler verebilir)
- TBS'nin aşıldığı olayların yüzdesine kolayca erişilebilmeli
- Belirli testlerin pozitiflik oranına kolayca erişilebilmeli (bu, hastalık gelişimi ve tetkiki isteyen kişinin davranışlarının sürveyansı açısından son derece önemli bir parametredir)
Sağ sütunda DSÖ Laboratuvar Kalite Yönetim Sistemi (LKYS) el kitabından alınan, numunelerin işlenmesine ve hasta kaydına ilişkin artalan bilgisine (LKYS el kitabında laboratuvar el kitabı olarak anılır) yer verilmiştir.
Nasıl ve kim?
Kalite Sorumlusu:
- Numune kabul ve işleme biriminde en çok çalışan personel üyelerinden oluşan bir ekip kurar. Satın alınacak LBS yazılımını temin etmesi için Laboratuvar Yöneticisi'ni de ekibe dâhil eder.
- Ekibe birimin yalınlaştırılması ve prosedürlerin standart hale getirilmesi gerektiğini açıklar. Bunların neden yapılması gerektiğini yukarıda belirtildiği gibi açıklar.
- İstenen LBS'ye karar verir. Yukarıda açıklanan içerik ve işlevler göz önünde bulundurulmalıdır. Uygun LBS paketine karar verildikten sonra sistemi satın alır ve kurar.
- Numune Kabulü ve İşlenmesine Yönelik SÇP taslağını hazırlar: Hangi prosedürlerin SÇP'ye dâhil edilmesi gerektiği tartışılır. Kalite Sorumlusu, SÇP'nin nasıl yazılması gerektiği konusunda meslektaşına yol göstererek onu destekler. SÇP'yi yazacak personel içeriği oluşturur, Kalite Sorumlusu'nun ise bütün içeriği Ana SÇP doğrultusunda Prosedür SÇP'si formatında toplaması gerekir.
- Numune kabul ve işleme biriminde ilk defa uygulanacak prosedürler varsa bu prosedürlerin taslağı konusunda mutabakata varılması önemlidir: Kalite Sorumlusu prosedürleri bütün ekip ile geliştirir ve tartışır. Böylece kafa karışıklığı ve anlaşmazlıklar önlenir, nihayetinde de prosedürlerin uygulanması konusunda sonraki aşamalarda ortaya çıkabilecek isteksizliğin önüne geçilmiş olur.
- Kalite Sorumlusu, SÇP hazır olduğunda SÇP nüshalarının nerede tutulması gerektiğine karar verir ve bunları SÇP'de belirtir (yeni bir SÇP basıldığında eski nüshaların yeni versiyonla daha etkin ve doğru bir şekilde değiştirilmesine yardımcı olmak amacıyla).
- SÇP'yi Okudum ve Anladım Listesi'ne dâhil eder ve SÇP'yi kimlerin ilgilendirdiğini, SÇP'yi kimlerin okuyup anlaması gerektiğini belirler.
- Haftalık personel toplantısında SÇP'yi bütün personele tanıtır ve hangi personel üyelerinin SÇP'yi okuması gerektiğini ve ardından Okudum ve Anladım Listesi'ni imzalaması gerektiğini açıklar.
Laboratuvar Yöneticisi:
- Uygun bir LBS yazılımı belirlenmesine yardımcı olur (gerekirse fon bulur)
- Yetkilendirme Matrisi'ni ve bu aktivitede spesifik görevler alan ve/veya belirli aktiviteleri yürütmekle görevlendirilen (ör. İstek Formlarının incelenmesi ve hangi tetkiklerin yapılacağına karar verilmesi) personelin iş tanımlarını günceller.
- Görevlendirilen bütün personelin Numune Kabulüne ve İşlenmesine Yönelik SÇP'yi okuduğundan emin olmak için Okudum ve Anladım Listesi'ni izler.
NOT: SÇP, doküman kontrol sisteminin yıllık incelemesi kapsamında incelenirken (2. aşamanın daha sonraki safhalarında ele alınacaktır) SÇP'deki numune kabul kriterleri de incelenmelidir. Bir testin numune şartlarında değişiklik yapılırsa söz konusu değişiklik numune kabul kriterlerine de işlenmelidir. Örneğin belirli bir test için gereken numune miktarı azaltılırsa bu değişiklik miktar kriterine de yansıtılmalıdır. Herkesin bu değişikliklerden haberdar edilmesi önemlidir, bu sebeple haftalık personel toplantısında değişikliklerin altının çizilmesi önerilir.
Bu sitede arat
Questions on how it works?
Açıklama
Araç
Artalan bilgisi
Şablon