Инструмент поэтапного внедрения качества в лаборатории

Заголовок

Подготовьте СОП «Прием и регистрация проб» и начните регистрировать все пробы, получаемые в лаборатории

Почему

Подразделение приема и регистрации проб является одним из наиболее важных элементов процесса анализа. Если это подразделение организовано неправильно, то правильность всего аналитического процесса подвергается риску. Без точного соблюдения правильных процедур на этапе приема и регистрации невозможно обеспечить прослеживаемость проб и гарантировать качество результатов, и, более того, подвергается риску здоровье пациентов и сотрудников.

Следует иметь в виду, что, согласно проведенным исследованиям, большинство лабораторных ошибок происходят на преаналитическом этапе, центральное место в котором занимает прием проб. Поэтому крайне важно, чтобы все процедуры дотошно соблюдались, а все проверки производились тщательно и каждый раз.

Что

Напишите СОП, включающую в себя все процедуры, связанные с приемом и регистрацией проб. Данная СОП должна включать по крайней мере следующие процедуры:

Проверка сохранности проб и принятие решения о приеме или отклонении проб. Критерии приема и отказа в приеме проб были разработаны в предыдущем мероприятии. Сошлитесь на эти критерии.
Внесение в лабораторный журнал регистрации: при приеме проб принимается решение, какие анализы будут проведены, и проба заносится в лабораторный журнал регистрации.
Маркировка проб: после того, как проба зарегистрирована в журнале, ее маркируют. Это создает возможность прослеживать пробу: порции (аликвоты) пробы можно проследить до первичной пробы, если на них на всех имеется одна маркировка. Кроме того, маркировка поможет связать пробу с важными формами и журналами регистрации. Это в свою очередь способствует тому, что вся информация о пробе записывается должным образом.
Регистрация проб: рассмотрение запросов на анализы уполномоченным персоналом для принятия решения о том, какие анализы необходимо провести.
Процедура регистрации проб при запросах на срочные анализы.
Процедура рассмотрения устных запросов (чтобы обеспечить полное заполнение формы запроса самой лабораторией, которая собирает все соответствующие сведения из устного опроса).
Периодический пересмотр требуемого объема проб: иногда процедуры анализов меняются, и требуется больший или меньший объем материала. Не следует брать слишком излишне большое количество материала (так как это увеличивает дискомфорт пациента). По этой причине объем проб следует регулярно пересматривать (раз в год).
Процедура для отказа в приеме проб (Форма отказа в приеме проб будет разработана в следующем мероприятии).

Чтобы начать регистрировать пробы, необходимо завести надлежащий журнал регистрации. В журнале следует записывать все необходимые сведения о пациентах и результаты лабораторных анализов. Это дает возможность проверить результаты и провести контроль качества. Включайте по крайней мере следующие сведения:

имя пациента + уникальный идентификационный номер, или идентификатор, (например, номер социального страхования (если применимо) или дата и место рождения и т. п.);
лабораторный идентификатор пациента;
контактная информация лица, запрашивающего анализ;
тип первичной пробы;
дата взятия пробы;
дата получения пробы;
дата приема пробы;
запрашиваемые исследования;
результаты исследований + имя сотрудника, проводившего исследования;
дата выдачи отчета;
данные лица, отправившего отчет.

Журнал регистрации проб/пациентов может вестись в бумажном или электронном виде. Настоятельно рекомендуется использовать электронную систему. Самая простая электронная форма журнала регистрации – это таблица Excel, однако в ней легко сделать ошибку (например, ошибки при введении данных). В продаже имеется также множество пакетов программного обеспечения для лабораторных информационных систем (ЛИС). Преимуществом этих систем является то, что они дают вам намного больше контроля и позволяют отслеживать работу лаборатории, и они меньше подвержены ошибкам. Внимательно выбирайте, какую ЛИС приобрести. ЛИС должна по крайней мере предоставить возможность:

увидеть результаты всех запрошенных анализов одновременно; сочетание результатов может соответствовать признакам определенной болезни, которую вы могли бы пропустить, если бы видели результаты анализов только по отдельности;
просмотреть лабораторную историю конкретных пациентов (не только текущие анализы, но и те, что были сделаны в прошлом; это может быть важно, чтобы судить о развитии болезни);
легко оценить процент анализов, в которых было превышено стандартное время выполнения;
исследовать процент положительных результатов для определенных анализов (это очень важный параметр для надзора за заболеваемостью и за поведением запрашивающих лиц).

Справа на странице приведена ссылка на справочную информацию об обработке проб и журнале регистрации из пособия ВОЗ «Система управления качеством в лабораториях».

Как и кто

Менеджер по качеству:

Создайте команду, состоящую из сотрудников, наиболее часто работающих в подразделении приема и регистрации проб. В эту команду включите руководителя/менеджера лаборатории, что обеспечит возможность закупки программного обеспечения ЛИС.
Объясните команде, что работу подразделения приема проб следует упорядочить, а процедуры стандартизировать. Объясните причины, как описано выше.
Решите, какую ЛИС приобрести. Помните об упомянутых выше требованиях к содержанию и функциям. Когда подходящий пакет ЛИС будет выбран, приобретите и установите систему.
Сделайте план СОП «Прием и регистрация проб»: обсудите, какие процедуры надлежит включить в СОП. Ваша роль будет вспомогательная, вы будете давать коллегам рекомендации по написанию СОП. Когда сотрудники напишут текст, вы переведете его в формат процедурной СОП в соответствии с «Образцом СОП».
Если определенные процедуры будут заведены в подразделении приема и регистрации проб впервые, то важно подготовить план этих процедур согласованно: разрабатывайте и обсуждайте процедуры со всей командой. Это предотвратит путаницу и разногласия и в связи с этим нежелание следовать процедурам на более поздних этапах.
Когда СОП будет готова, определите, в каких местах должны иметься ее копии, и укажите в СОП все эти места (чтобы облегчить замену всех копий, когда будет подготовлена новая версия).
Включите данную СОП в список «Прочитано и понято» и укажите, кому из сотрудников требуется прочитать данную СОП (это будут те, кто имеет дело с данной процедурой).
На еженедельном рабочем совещании представьте сотрудникам новую СОП и объясните, кому требуется ее прочитать и после прочтения поставить подпись в список «Прочитано и понято».

Руководитель/менеджер лаборатории:

Окажите помощь в поиске подходящего пакет программного обеспечения ЛИС (определите источник финансирования, если это необходимо).
Обновите «Таблицу полномочий» и должностные инструкции тех сотрудников, кто получил конкретные задачи в этом мероприятии и/или кто был уполномочен выполнять определенные действия (например, рассматривать формы запроса и определять необходимые исследования).
Проверяйте список «Прочитано и понято», чтобы убедиться, что все назначенные сотрудники прочитали СОП «Прием и регистрация проб».

ПРИМЕЧАНИЕ: Когда СОП пересматривают в рамках ежегодного пересмотра в системе контроля документов, которая будет (введена позже на этапе 2), критерии приема проб в данной СОП также должны быть проанализированы. Если изменилось требование к пробам для конкретного анализа, то это изменение должно быть отражено в критериях приема проб. Например, если для конкретного анализа нужен меньший объем проб, то необходимо изменить критерий объема. Важно, чтобы все знали о внесенных изменениях, поэтому лучше всего объявлять о них во время еженедельных совещаний персонала.

Вернуться к списку мероприятий дорожной карты

Это мероприятие относится к ОЭСК «Управление процессами»