Redacte un POE que contenga todos los procedimientos relacionados con la recepción y el procesamiento de muestras. Este documento debe incluir como mínimo los siguientes procedimientos:

• Comprobación de la integridad de la muestra y toma de decisión sobre la aceptación o rechazo de la muestra. Los criterios de aceptación/rechazo de muestras se formularon en la actividad anterior. Siga esos criterios.
• Introducción en el registro del laboratorio: cuando se acepta una muestra, se deciden los análisis a realizar y la muestra se introduce en el registro del laboratorio.
• Etiquetado de la muestra: cuando se introduce en el registro, se etiqueta la muestra. Así se crea la trazabilidad: al utilizar una misma etiqueta para todas las partes de una muestra, esas partes quedan identificadas como asociadas a la muestra primaria. Por otro lado, la etiqueta relaciona a la muestra con los formularios y registros importantes. Esto, además, garantiza que toda la información de la muestra se ha registrado correctamente.
• Procesamiento de las muestras: el personal autorizado revisa las peticiones para decidir qué análisis deben realizarse.
• Procedimiento para el procesamiento de muestras urgentes.
• Procedimiento de tramitación de solicitudes verbales (con la garantía de que toda la información de importancia se documenta gracias a que el laboratorio cumplimenta una hoja de petición en respuesta a la solicitud verbal).
• Revisión periódica de los volúmenes de muestras requeridos: en ocasiones, los análisis cambian y se requiere una cantidad mayor o menor de material de muestra. Hay que evitar la recogida de material de muestra excesivo (puesto que aumenta innecesariamente las molestias del paciente). Por lo tanto, los volúmenes requeridos para las muestras deben revisarse periódicamente (una vez al año).
• Procedimiento para el rechazo de muestras (en la siguiente actividad se elaborará un formulario de rechazo de muestras).

Para empezar a registrar las muestras, es necesario elaborar un registro adecuado para las muestras. Este registro debe registrar toda la información de importancia del paciente y los resultados de las pruebas analíticas. Estos datos permiten verificar los resultados y llevar a cabo otros controles de calidad. El registro debe incluir como mínimo los siguientes datos:

• Nombre del paciente + identificador único (por ejemplo, número de la seguridad social [si procede], fecha y lugar de nacimiento, etc.)
• Identificación del paciente en el laboratorio
• Información de contacto del solicitante
• Tipo de muestra primaria
• Fecha de recogida de la muestra
• Fecha de recepción de la muestra
• Fecha de aceptación de la muestra
• Análisis solicitado(s)
• Resultados de los análisis + nombre de los técnicos de laboratorio encargados de realizar los análisis
• Fecha de creación del informe
• Identificación de la persona encargada de enviar el informe

El registro de pacientes se puede mantener en papel o en formato electrónico. Se recomienda encarecidamente el uso de un sistema electrónico. El formato electrónico más sencillo es una hoja de Excel, sin embargo, es fácil cometer errores (como defectos de transcripción). El mercado ofrece numerosos paquetes de software para Sistemas de información del laboratorio (SIL). La ventaja de utilizar estos sistemas es que le proporcionan un mayor control y una panorámica del rendimiento del laboratorio y también están menos sujetos a errores. Si decide adquirir un SIL, sea cuidadoso en su elección. Un SIL debería ofrecer como mínimo las siguientes capacidades:

• Mostrarle los resultados de todos los análisis solicitados. Una combinación de resultados puede revelar determinadas características de una enfermedad específica que podrían pasarle inadvertidas si solo comprobase los resultados individuales de análisis concretos.
• Proporcionarle una panorámica sencilla de las historias clínicas de pacientes específicos. El sistema muestra los elementos solicitados no solo en el momento actual sino también en el pasado, lo que puede ofrecerle información importante acerca de la evolución de la enfermedad.
• Facilitar la evaluación del porcentaje de acontecimientos en los que se ha superado el plazo de entrega.
• Investigar la tasa de positividad de análisis específicos (este parámetro es muy importante para la vigilancia de la evolución de una enfermedad o del comportamiento del solicitante).

En la columna de la derecha se ofrece un documento extraído del manual del Sistema de gestión de la calidad en el laboratorio (LQMS) de la OMS que proporciona información contextual sobre el procesamiento de muestras y el registro de pacientes (llamado “Manual del laboratorio” en el manual del LQMS).