العنوان
لِمَ
تُعد وحدة استلام العينات ومعالجتها عنصراً من أهم عناصر عملية التحليل. فإذا لم تكن هذه الوحدة منظمة جيداً تتعرض سلامة عملية التحليل بأكملها للمخاطر. فإن عدم اتباع الإجراءات الصحيحة بدقة في مرحلة استلام العينة ومعالجتها يؤدي إلى عدم ضمان إمكانية تتبع العينة، وعدم ضمان جودة النتائج، وتعريض صحة المريض والموظفين للمخاطر.
وينبغي التنبه إلى أن البحوث قد أثبتت أن معظم الأخطاء التي ترتكب في المختبرات تحدث في مرحلة ما قبل التحليل، التي يقع استلام العينات في صميمها. وبالتالي فمن الأهمية البالغة بمكان اتباع الإجراءات بدقة، وتطبيق الضوابط على نحو كامل ومستمر في جميع الأوقات.
ماذا
اُكتُب إجراءً تشغيلياً موحداً يشمل جميع الإجراءات المتعلقة باستلام العينات ومعالجتها. تأكد من أنه يشمل الإجراءات التالية على الأقل:
- التحقق من سلامة العينة واتخاذ قرار بشأن قبول العينة أو رفضها. وقد صيغت المعايير الخاصة بقبول/ رفض العينات في النشاط السابق. ارجع إلى هذه المعايير.
- تسجيل العينة في سجل المختبر: عند قبول العينة يُتخذ قرار بشأن الفحوص التي يلزم إجراؤها وتُسجل العينة في سجل المختبر.
- وسم العينة: عند تسجيل العينة في السجل توسم العينة. ويحقق ذلك إمكانية التتبع، فيمكن تتبع علاقة أجزاء العينة بالعينة الأولية بوضع الوسم نفسه على جميع الأجزاء. وفضلاً عن ذلك، فإن العينة تُربط بواسطة هذا الوسم بالاستمارات والسجلات المهمة. ويضمن ذلك بدوره تسجيل جميع المعلومات الخاصة بالعينة على نحو ملائم.
- معالجة العينة: استعراض الطلبات بمعرفة الموظفين المفوضين من أجل تحديد الفحوص التي يجب إجراؤها.
- الإجراءات الخاصة بمعالجة العينات المستعجلة.
- الإجراءات الخاصة بالتعامل مع الطلبات الشفهية (لضمان جمع كل المعلومات ذات الصلة عن طريق استكمال المختبر لاستمارة طلب بالاستناد إلى الطلب الشفهي).
- الاستعراض الدوري لحجم العينة المطلوبة: في بعض الأحيان تتغير الفحوص ويزيد حجم العينة اللازمة أو يقل بناءً على ذلك. ويجب تجنب أخذ عينة حجمها أكبر من اللازم (حيث إن ذلك يزيد من معاناة المريض بلا داع). وبالتالي فإنه يجب استعراض حجم العينات المطلوبة بانتظام (مرة سنوياً).
- الإجراء الخاص برفض العينة (سوف تُعد استمارة رفض العينات في النشاط التالي).
لبدء تسجيل العينات يجب إعداد سجل ملائم للعينات. ويجب أن يسجِّل هذا السجل جميع المعلومات ذات الصلة الخاصة بالمريض ونتائج الفحوص المختبرية. ويتيح ذلك إمكانية التحقق من النتائج وتطبيق ضوابط الجودة الأخرى. أدرج البيانات التالية على الأقل:
- اسم المريض + رقم التعريف الفريد (مثل رقم الضمان الاجتماعي (متى ينطبق ذلك)/ تاريخ الميلاد ومكانه/ وما إلى ذلك)
- رقم تعريف المريض لدى المختبر
- بيانات الاتصال الخاصة بمقدم الطلب
- نوع العينة الأولية
- تاريخ أخذ العينة
- تاريخ استلام العينة
- تاريخ قبول العينة
- الفحص (الفحوص) المطلوب
- نتائج الفحوص + اسم أخصائي تكنولوجيا المختبرات الذي تولى إجراء الفحوص
- تاريخ تقديم التقرير
- تعريف هوية الشخص الذي أرسل التقرير
يمكن أن يكون سجل المرضى سجلاً ورقياً أو إلكترونياً. ويوصى بشدة باستخدام نظام إلكتروني. ويتمثل أبسط نظام إلكتروني في صحيفة إكسل، ولكنها ستكون حساسة إزاء الأخطاء التي يمكن أن تُرتكب (مثل الخطأ في النسخ). وهناك أيضاً العديد من حزم برمجيات نُظم المعلومات المختبرية في الأسواق. وتتمثل الميزة في استخدام هذه النُظم في أنها تمنحك المزيد من القدرة على التحكم والإشراف على أداء المختبر وهي أفضل في تجنب الأخطاء. توخَّ الحذر عند اختيار نظام المعلومات المختبرية الذي تشتريه. وينبغي أن يكون نظام المعلومات المختبرية قادراً على ما يلي على الأقل:
- بيان نتائج جميع الفحوص المطلوبة؛ فقد يشير مزيج من النتائج إلى خصائص مرض محدد قد يتعذر عليك تمييزها إذا نظرت إلى فرادى نتائج فحوص معينة.
- يمنح رؤية شاملة للملفات التاريخية لمرضى معينين (لا تشتمل على المطلوب الآن فحسب، بل وما طُلب في الماضي أيضاً، ما قد يزودك بمعلومات مهمة عن تطور المرض)
- تسهيل الوصل إلى النسب المئوية للأحداث التي تجاوزت مهلة التنفيذ المحددة
- تحري معدلات الإيجابية في فحوص معينة (وهو بارامتر شديد الأهمية لترصد تطور المرض أو سلوك مقدم الطلب)
وفي العمود الأيسر ترد معلومات أساسية مأخوذة عن دليل نظام إدارة الجودة في المختبرات الصادر عن منظمة الصحة العالمية، بشأن معالجة العينات وسجل المرضى (يُسمى "دليل المختبر" في دليل نظام إدارة الجودة في المختبرات).
كيف ومن
موظف الجودة:
- شكل فريقاً من الموظفين الذين يعملون معظم الوقت في وحدة استلام العينات ومعالجتها. وضُمْ مدير المختبر إلى هذا الفريق ليتولى شراء البرنامج الخاص بنظام المعلومات المختبرية.
- وضِّح للفريق أنه يلزم تبسيط عمل الوحدة وتوحيد الإجراءات. واشرح الأسباب التي تقف وراء ذلك على النحو الموضح أعلاه.
- اتخذ قراراً بشأن نظام المعلومات المختبرية المطلوب. وانتبه إلى المحتويات والوظائف المطلوبة على النحو الموضح أعلاه. وبعد تحديد حزمة نُظم المعلومات المختبرية الملائمة اشترِ النظام وأدخله.
- ضَعْ الخطوط العريضة للإجراء التشغيلي الموحد الخاص باستلام العينات ومعالجتها، وناقش الإجراءات التي يجب إدراجها في الإجراء التشغيلي الموحد. وسوف تضطلع بدور داعم بتزويد الزملاء بالإرشادات بشأن كيفية كتابة الإجراء التشغيلي الموحد. وسوف يتولى هو وضع المحتوى، أما أنت فيجب أن تضع كل ذلك في شكل إجراء تشغيلي موحد خاص بالإجراءات وفقاً للإجراء التشغيلي الموحد المرجعي.
- إذا كانت هناك إجراءات يجب إدخالها لأول مرة في وحدة استلام العينات ومعالجتها، سيكون من المهم صياغة الخطوط العريضة لهذه الإجراءات بتوافق الآراء، فعليك بوضع هذه الإجراءات ومناقشتها بالتعاون مع الفريق بأكمله. ومن شأن ذلك أن يمنع التباس الأمور ووقوع الخلاف اللذين يسفران عن الإحجام عن تنفيذ الإجراءات في مرحلة لاحقة.
- بعد إعداد الإجراء التشغيلي الموحد حدد الأماكن التي يجب أن تتوافر فيها نسخ هذا الإجراء وحدد ذلك في الإجراء التشغيلي الموحد (لتيسير إبدال جميع النسخ على نحو فعال وصحيح، عند طباعة إصدار جديد من الإجراء التشغيلي الموحد).
- أدرِج الإجراء التشغيلي الموحد في "قائمة اقرأ وافهم" وحدد الأشخاص المعنيين بهذا الإجراء والذين ينبغي لهم قراءته وفهمه.
- اعرض الإجراء التشغيلي الموحد في الاجتماع الأسبوعي على جميع الموظفين مع الإشارة إلى الموظفين الذين يتعين عليهم قراءة هذا الإجراء وأنه ينبغي لهم التوقيع على "قائمة اقرأ وافهم" بعد قراءته.
مدير المختبر:
- ساعد على تحديد حزمة برمجيات نظام المعلومات المختبرية الملائمة (حدد التمويل عند اللزوم)
- حدِّث مصفوفة التفويض والتوصيفات الوظيفية الخاصة بالموظفين الذين أُسندت إليهم مهام محددة في هذا النشاط و/ أو المفوضين بأداء أنشطة معينة (مثل استعراض استمارات الطلب وتحديد الفحوص التي يجب إجراؤها).
- ارصُدْ "قائمة اقرأ وافهم" لمعرفة إذا كان جميع الموظفين المحددين قد قرأوا الإجراء التشغيلي الموحد الخاص باستلام العينات ومعالجتها.
ملاحظة: عند استعراض الإجراء التشغيلي الموحد وفقاً لعملية الاستعراض السنوية الخاصة بنظام مراقبة الوثائق (التي توضع في وقت لاحق من المرحلة 2) يجب أيضاً استعراض معايير قبول العينات التي ينص عليها الإجراء التشغيلي الموحد. وإذا كان هناك تغيير قد طرأ على المتطلبات الخاصة بالعينة في فحص معين، يلزم إجراء هذا التغيير في معايير قبول العينات. فإذا كان حجم العينة اللازمة لفحص معين قد قل، فإنه يلزم تعديل المعيار الخاص بالحجم وفقاً لذلك. ومن الأهمية بمكان أن يكون الجميع على علم بهذه التغييرات، ولذا فيُستحب تسليط الضوء عليها في الاجتماع الأسبوعي للموظفين.
البحث على الموقع
اسئله عن كيفيه العمل
المفتاح
الأداة
معلومات أساسية
نموذج