Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Başlık

Organizasyon Şemalarının Hazırlanması

Neden

Laboratuvarın bünyesinde bulunduğu kurum içindeki yerinin ve laboratuvarın kendi içindeki organizasyonel yapısının net bir şekilde anlaşılması önemlidir. Personelin kalite yönetimi, teknik operasyonlar, destek ve uydu hizmetleri arasındaki ilişkiyi ve kurum içindeki hiyerarşik yapıyı anlaması gerekmektedir.

Ne

Şeffaf ve mantıksal organizasyon kurmada kullanılan araçlara Organizasyon Şemaları denir. Organizasyon Şemaları, kurumun haritası olarak düşünülebilir. Laboratuvarın bünyesinde bulunduğu kurumdaki yerini gösterir (laboratuvar hastane veya sağlık programı gibi daha büyük bir kurumda yer alıyorsa); ayrıca laboratuvarda hangi pozisyonların olduğunu, hangi pozisyonların hangi pozisyonlara bağlı çalıştığını ve hangi pozisyonların hangi pozisyonlar üzerinde idari sorumluluk yerine sadece danışma sorumluluğuna sahip olduğunu gösterir.

Sağ sütunda Dünya Sağlık Örgütü Laboratuvar Kalite Yönetim Sistemi (LKYS) el kitabından alınan, organizasyonel yapı konusunda artalan bilgisi veren bir dokümana yer verilmiştir.

Nasıl ve kim?

Laboratuvar Yöneticisi:

Laboratuvar, hastane veya başka bir kurum bünyesinde faaliyet gösteriyorsa iki Organizasyon Şeması gereklidir:
- Laboratuvarın bünyesinde bulunduğu kurum içindeki yerine gösteren bir Organizasyon Şeması.
- Laboratuvarın kendi içindeki pozisyonların organizasyonunu gösteren bir diğer Organizasyon Şeması.
Laboratuvar daha büyük bir kurum bünyesinde faaliyet gösteriyorsa Organizasyon Şeması'nı birinci maddede anlatıldığı gibi hazırlar. Yani büyük kurumun bütün departmanları ve laboratuvarın bu ağ içindeki yeri tespit edilmelidir. Sağ sütunda bu tür bir Organizasyon Şeması örneği yer almaktadır.
Laboratuvardaki bütün pozisyon isimlerinin listesini çıkarır. Örnek: Laboratuvar Yöneticisi, Kalite Odak Kişisi, Biyogüvenlik Sorumlusu, Ekipman Sorumlusu, Laboratuvar Teknisyeni, Laboratuvar Asistanı, Laboratuvar Teknik İşlemler Sorumlusu vb.
Bu listeyi kullanarak Organizasyon Şeması'nı ikinci maddede anlatıldığı gibi hazırlar. Sağ sütunda kendi şemanızı hazırlarken kullanabileceğiniz bir şema örneği de yer almaktadır. Şemada, laboratuvarın her kısmı açıkça ayırt edilebilmelidir; hiyerarşik konumu ve diğer pozisyonlarla ilişkisi belirtilmelidir. Laboratuvardan sorumlu kişinin (Laboratuvar Yöneticisi) ve kaliteden sorumlu kişilerin (Kalite Proje Ekibi ve Kalite Odak Kişisi) birbirlerinden bağımsız olduğundan emin olunmalıdır. Yani Kalite Proje Ekibi/Kalite Odak Kişisi Laboratuvar Yöneticisi'ne tavsiyelerde bulunan bir kaynak işlevi görür: Laboratuvar Yöneticisi ile aynı seviyede değildir, Laboratuvar Yöneticisi'ne görüş bildiren bir pozisyondur (bkz. sağ sütunda yer alan Organizasyon Şeması Örneği B).
Her pozisyonu kısaca açıklar (300 kelime ile): Temel işlevi nedir ve sorumlulukları nelerdir?
Her pozisyondaki personelin listesini çıkarır. Kilit pozisyonlardan her birinin yokluğunda yerine geçebilecek kişiyi belirler. Örnek için sağ tarafta bulunan Organizasyon Şeması Örneği B'ye bakılabilir.
Bağlı olunan kurumun Organizasyon Şeması çıkarıldıysa (yukarıda birinci maddede anlatılmıştır) bu şema bağlı olunan kurum yönetimi (ör. hastane yönetimi) tarafından incelenmeli ve tarih atılarak imzalanmalıdır.
Laboratuvarın kendi içindeki pozisyonların organizasyonunu gösteren Organizasyon Şeması'nı tarih atarak imzalar.
3. aşamada Kalite El Kitabı hazırlanacaktır. Organizasyon Şemaları Kalite El Kitabının bir parçası olacaktır. O zamana kadar Organizasyon Şemalarını "Organizasyon" başlıklı yeni bir klasörde saklar. Bu klasöre tüm personel üyeleri erişebilmelidir.