Инструмент поэтапного внедрения качества в лаборатории

Заголовок

Сделайте графическую схему организации

Почему

Важно иметь ясное представление о положении лаборатории в структуре более крупной организации и об организационной структуре самой лаборатории. Сотрудникам необходимо понимать, как система управления качеством, операции выполнения исследований, вспомогательные и сопутствующие службы соотносятся с иерархической структурой организации.

Что

Чтобы представить структуру организацию в понятном и логическом виде, строят графическую схему организации (органиграмму). Органиграмму можно рассматривать как карту организации. Она показывает, какое место в более крупной организации занимает лаборатория (в случае, если лаборатория является частью, например, больницы или программы здравоохранения), а также какие в лаборатории есть должности, какие должности подотчетны другим должностям, а какие не имеют власти над другими должностями и обладают лишь консультативными полномочиями.

Справа на странице приведена ссылка на раздел пособия ВОЗ «Система управления качеством в лабораториях», содержащий общие сведения об организационной структуре.

Как и кто

Руководитель/менеджер лаборатории:

Если лаборатория является частью больницы или другой организации, потребуется сделать две схемы:
- В одной графической схеме должно быть показано место лаборатории в структуре более крупной организации.
- Другая схема должна представить организацию должностей в самой лаборатории.

Если ваша лаборатория является частью более крупной организации, подготовьте графическую схему всей организации (первая схема). Это означает, что вам надо определить, какие подразделения имеются в вашей крупной организации и какое место в структуре организации занимает лаборатория. Справа на странице приведена ссылка на пример такой органиграммы.

Составьте список названий всех должностей в лаборатории. Например: руководитель/менеджер лаборатории; координатор по качеству; сотрудник, ответственный за биобезопасность; сотрудник, ответственный за оборудование; лабораторный технолог; сотрудник вспомогательной службы; врач-лаборант и т. д..
На основе этого списка подготовьте органиграмму лаборатории (вторая схема). Справа на странице приведена ссылка на пример такой органиграммы, этот файл вы можете использовать для создания схемы собственной лаборатории. На схеме должно быть четко обозначено каждое подразделение лаборатории, также должны быть ясно показаны иерархические взаимоотношения между разными структурными единицами. Лица, ответственные за качество (команда проекта «Качество» и Координатор по качеству), не должны нести ответственность за функционирование лаборатории и в особенности за систему управления качеством в ней. Ответственные за качество сотрудники не должны руководить другими сотрудниками и нести за них ответственность: они лишь отслеживают функционирование системы управления качеством и предоставляют эту информацию руководителю/менеджеру лаборатории, который на основе этой информации распределяет задания по внедрению системы управления качеством среди персонала лаборатории. Поэтому роль лиц, ответственных за систему управления качеством, является консультативной (см. ссылку на шаблон графической схемы организации, приведенный справа). Если лица с консультативной ролью также несут ответственность за выполнение той работы, по которой они предоставляют советы и мнение, это может привести к тому, что в случаях, когда эта работа идет плохо, они будут предоставлять руководству неполную информацию, так как будут опасаться негативных для себя последствий.
Сделайте короткое описание (до 300 слов) каждой должности: какие основные функции и что входит в ответственность?
Сделайте список имен людей, занимающих каждую должность. Укажите для каждой ключевой должности, кто может заменить этого человека во время его/ее отсутствия. Для иллюстрации справа на странице приведена ссылка на пример схемы организации B.
Если была подготовлена органиграмма всей крупной организации (первая схема), руководитель всей этой организации (например руководство больницы) должен рассмотреть эту схему и проставить на ней подпись и дату.
Поставьте свою подпись и дату на органиграмму самой лаборатории.
На этапе 3 будет разработано «Руководство по качеству». Органиграмма станет частью «Руководства по качеству». До тех пор храните органиграмму в новой папке под названием «Организация». Эта папка должна быть доступна для всех сотрудников.