Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Titre

Élaborer et utiliser des plans d'action définissant les actions à mener selon la méthode SMART

Pourquoi

Cette étape est importante : Les actions à mener sont définies selon la méthode SMART pour toutes les activités intervenant dans la mise en œuvre du système de gestion de la qualité.

La mise en œuvre du système de gestion de la qualité est un processus dans lequel de nombreuses actions doivent être réalisées par plusieurs personnes. Si toutes les tâches qui doivent être exécutées ne sont pas bien gérées, le laboratoire va avoir trop de tâches à effectuer avec le risque qu'elles soient mal supervisées.

Quoi

Une façon efficace de contrôler les tâches et de vérifier qu'elles sont exécutées en temps voulu est de les formaliser en termes d'"Actions à mener selon la méthode SMART". SMART (Specific, Measurable, Agreed, Realistic and Time-bound) signifie précis, mesurable, responsable, réalisable et limité dans le temps. Dans cette méthode, l'action à mener est décrite par une phrase qui explique ce qui doit être fait, par qui et quand. En outre, la méthode SMART évite de fixer des objectifs irréalisables.

SMART :

Précis: Décrire exactement l'action qui doit être réalisée
Mesurable : Formuler l'action d'une manière permettant de vérifier (mesurer) si elle a été effectuée
Responsable Mentionner la (les) personne(s) qui réaliseront l'action
Réalisable : Formuler une action pertinente et réaliste. Une action qui n'est pas réaliste ne sera jamais réalisée
Limité dans le temps : Date butoir de la réalisation de l'action

Quand une activité comprend plusieurs actions à mener, celles-ci sont intégrées en un "Plan d'action". Exemple : l'évaluation des bâtiments et de la sécurité qui doit être réalisée plus tard en phase 1. Dans cette évaluation, la sécurité du laboratoire est évaluée en utilisant une liste de contrôle. L'évaluation peut révéler beaucoup de points à améliorer. Chaque point nécessitant une amélioration doit être traité avant que le laboratoire puisse demander une accréditation. Dès lors, chaque point nécessitant une amélioration doit se traduire par une ou plusieurs actions à mener. Toutes les actions à mener suite à l'évaluation de la sécurité biologique seront intégrées dans un plan d'action intitulé "Plan d'action pour l'amélioration de la sécurité biologique au laboratoire".

Exemple d'action à mener selon la méthode SMART : Identifier le revêtement de sol le plus approprié pour le laboratoire (résistant à l'eau, facile à nettoyer) | Nom du membre du personnel chargé de cette tâche | 30 septembre 2015

Cet exemple d'action à mener est précis (explique ce qui doit être fait) et mesurable (le rapport du membre du personnel sur le meilleur type de revêtement de sol pour le laboratoire et la justification de ce choix). L'action a également été acceptée (la personne qui doit réaliser l'action à mener est mentionnée) et elle est limitée dans le temps (la date butoir est le 30 septembre 2015). Par ailleurs, cette action est réaliste : elle peut être réalisée sans trop de difficultés.

Dans la colonne de droite, figure un lien vers le document "Planification des actions à mener selon la méthode SMART" qui présente plus d'informations sur la méthode SMART.

Comment & qui

Définir des actions à mener selon la méthode SMART :

Applicable à tous les membres du personnel qui doivent attribuer des tâches à d'autres membres du personnel :

Déterminer qui doit effectuer chacune des tâches, quand elle doit être effectuée et formuler chaque action à entreprendre de telle manière que l'on puisse "mesurer" (ou vérifier) au moment de la date butoir si l'action a été réellement réalisée.
Formuler avec précision ce qui doit être réalisé et veiller à ce que l'action à mener ne soit pas trop importante.
Si l'action à mener est trop importante, la subdiviser en plusieurs actions. Ne pas dire par exemple "remplacer les revêtements de sol du laboratoire" mais subdiviser le processus en plusieurs étapes, dont l'étape 1 : "identifier le revêtement de sol le plus approprié pour le laboratoire", étape 2 : "calculer les coûts du remplacement des revêtements de sol du laboratoire", etc.
Discuter lors de réunions des progrès de la réalisation des actions à mener.

Élaborer des plans d'action :

Applicable à tous les membres du personnel qui doivent élaborer des plans d'action selon la méthode SMART :

Pour élaborer des plans d'action, le modèle proposé (lien dans la colonne de droite) peut être utilisé.

Élaborer un plan d'action.
Remettre le plan d'action au point focal qualité.

Point focal qualité :

Inclure toutes les actions à mener contenues dans le plan d'action dans les comptes rendus des réunions hebdomadaires du personnel (voir activité suivante). Ceci permet de suivre la mise en œuvre de toutes les actions à mener dans les délais impartis : l'état de leur mise en œuvre est discuté chaque semaine.
Ouvrir un nouveau classeur qui sera appelé "Plans d'action".
Introduire deux onglets dans le dossier et les intituler "Plans d'action en cours" et "Plans d'action terminés".
Placer tous les plans d'action dans le dossier.
Le responsable du laboratoire doit vérifier chaque mois quelles actions ont été achevées, celles qui sont encore en cours et celles qui nécessitent un suivi. Quand toutes les actions à mener incluses dans le plan d'action ont été réalisées, le responsable doit signer le plan d'action et le placer dans le tableau "Plans d'action terminés".

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Cette activité fait partie du point essentiel "Organisation"