وتتمثل طريقة فعالة لمتابعة المهام والتأكد من تنفيذها في الوقت الملائم، في ترجمة هذه المهام إلى نقاط عمل محددة وفقاً لنموذج SMART. وتمثل كلمة SMART الأحرف الأولى من الكلمات التالية باللغة الإنكليزية: محدد، وقابل للقياس، ومتفق عليه، وواقعي، ومحدد زمنياً. ووفقاً لهذا الأسلوب تتألف نقاط العمل من جملة واحدة توضح الإجراء الذي يلزم اتخاذه والشخص الذي ينبغي أن يتخذه والوقت المحدد لذلك. وفضلاً عن ذلك، يضمن نموذج SMART عدم تحديد نقاط العمل التي يستحيل تنفيذها.

:SMART

• محدد (Specific): وَضِّح الإجراء الذي يلزم اتخاذه بدقة
• قابل للقياس (Measurable): صِغْ الإجراء على نحو يتيح التحقق من (قياس) تنفيذه
• متفق عليه (Agreed): اذكر الشخص (الأشخاص) الذي سينفذ الإجراء
• واقعي (Realistic): صِغْ إجراءً واقعياً. فالإجراء غير الواقعي لن يمكن تنفيذه أبداً
• محدد زمنياً (Time-bound): حدد الموعد النهائي لتنفيذ الإجراء

وعندما ينطوي نشاط معين على نقاط عمل متعددة، تُجمع نقاط العمل هذه في "خطة عمل". ومثال على ذلك تقييم المرافق والسلامة الذي ينبغي إجراؤه في وقت لاحق من المرحلة 1. ففي هذا التقييم يجري تقييم السلامة في المختبر باستخدام قائمة مرجعية. وقد يُسفر التقييم عن تحديد العديد من المواضع التي ينبغي تحسينها. ويلزم وضع الحلول لجميع الجوانب التي ينبغي تحسينها قبل أن يقدم المختبر طلب الاعتماد. ومن ثم، فإنه يلزم تحويل كل جانب من الجوانب التي ينبغي تحسينها إلى نقطة عمل واحدة أو أكثر. وينبغي تجميع جميع نقاط العمل الخاصة بتقييم السلامة البيولوجية في خطة عمل تحت عنوان "خطة العمل لتحسين السلامة البيولوجية في المختبر".

مثال على نقطة عمل محددة وفقاً لنموذج SMART: تحديد أفضل مواد الأرضيات التي يمكن استخدامها في المختبر (مقاومة للماء وسهلة التنظيف) | اسم الموظف المكلف بذلك | 30 أيلول/ سبتمبر 2015

نقطة العمل الواردة في المثال محددة (توضح ما الذي ينبغي عمله) وقابلة للقياس (تقرير الموظف بشأن نوع الأرضيات الأمثل للمختبرات والأساس المنطقي لهذا الاختيار). كما أن نقطة العمل متفق عليها (الشخص المكلف بتنفيذها محدد) ومحددة زمنياً (الموعد النهائي هو 30 آذار/ مارس 2013). كما أن نقطة العمل واقعية، حيث يمكن استكمالها بلا صعوبة.

انظر الوثيقة "تخطيط العمل وفقاً لنموذج SMART" في العمود الأيسر للاطلاع على معلومات أكثر استفاضة عن نموذج SMART.