Ana SÇP yazarak işe başlayın. Bu dokümanda ne tür SÇP'lerin olduğu, her SÇP türünde hangi taslağın kullanıldığı ve SÇP'lerin nasıl yazılması gerektiği açıkça belirtilir.

Farklı SÇP türleri

Bu araçta üç SÇP türü arasındaki farkı inceleyeceğiz:

• Ekipman SÇP'leri
  Bu SÇP'ler ekipmanların nasıl kalibre edileceği, çalıştırılacağı ve bakımının nasıl yapılacağı ile ilgilidir. Her ekipman için o ekipmanın nasıl kalibre edileceği, kullanılacağı ve bakımının nasıl yapılacağını belirten bir SÇP yazılmalıdır.
• Analiz SÇP'leri
  Bu SÇP'ler tetkiklerin nasıl yapılacağı ile ilgilidir. Her tetkik için ayıraçların ve numunenin nasıl hazırlanacağı, tetkikin nasıl yapılacağı ve kalite kontrollerinin nasıl yürütüleceğini açıklayan bir SÇP yazılmalıdır.
• Prosedür SÇP'leri
  Yazmanız gereken SÇP'lerin büyük çoğunluğu bu kategoriye girer. Prosedür SÇP'leri, laboratuvardaki tüm prosedürler için yazılır. Bu prosedürler hasta numunelerinin alınmasından laboratuvar odalarının temizlenmesine ve idari incelemelerin yapılmasına kadar çeşitlilik gösterebilir.

Ana SÇP'de her kategori için SÇP'lerin nasıl yazılacağının açıklandığı spesifik bölümler oluşturun. Sağ sütunda, her kategorideki SÇP'nin taslağını ve ayrıntılarını gösteren bilgi formlarına yer verilmiştir.

Genel SÇP taslağı

SÇP genel olarak şu unsurlardan oluşur:

• SÇP başlığı
• SÇP'nin hedefleri ve kapsamı
• SÇP'de kullanılan kısaltmalar, tanımlar ve terimler
• SÇP'nin konu aldığı prosedüre ilişkin görevler, sorumluluklar ve personel arası hesap verme mesuliyeti
• Güvenlik ve çevre
  Güvenliğin ve çevrenin korunması için alınması gereken önlemler.
• Prosedür
  Şu bölümlere ayrılır:
  • Malzemeler ve Ayıraçlar
  • Prosedür
  • Kalite Kontrolü
• SÇP ile ilgili dokümanlar
• SÇP ile ilgili formlar
• Referanslar
• Ekler
  Ekler arasında formlar, ek talimatlar, üretici kılavuzları, kontrol listeleri vb. olabilir.

Ekipman SÇP'lerine genellikle kalibrasyon ve bakımı anlatan bir bölüm eklenir ve bu bölüm önleyici ve düzeltici bakım prosedürleri olarak iki kısma ayrılır.

SÇP Kodlaması

Denetlenebilmesi için bütün SÇP'lerin kodlanması gerekmektedir. Kodlamada hangi sistemin kullanılacağına siz karar vereceksiniz. Ancak, kullanabileceğiniz kodlama sistemine bir örnek vermek istiyoruz: SÇP kodlarının bir bölümü dokümanın hangi gruba ait olduğunu ve dokümanın bu gruptaki numarasını belirtir, diğer bir bölümü ise dokümanın versiyon numarasını belirtir. Örnek ile daha iyi anlaşılabilir:

• Sıtma Mikroskopisinin kodu A04v03'tür:
  • Sıtma Mikroskopisini anlatan SÇP, Analiz SÇP'sidir. Bu, "A" harfiyle gösterilmiştir.
  • Analiz SÇP'leri grubundaki dördüncü SÇP'dir: "A04"
  • SÇP daha önce iki defa revize edildiği için bu SÇP'nin şu anki versiyon numarası 3'tür: "A04v03".
• Santrifüj SÇP'sinin kodu E06v02'dir:
  • Santrifüj Kullanımı ve Bakımını açıklayan SÇP bir Ekipman SÇP'sidir. Bu, "E" harfiyle gösterilmiştir.
  • Ekipman SÇP'leri grubundaki altıncı SÇP'dir: "E06".
  • Daha önce bir defa revize edildiği için şu anki versiyon numarası 2'dir: "E06v02".

Sağ sütunda kendi Ana SÇP'nizi hazırlarken hem örnek hem de şablon olarak kullanabileceğiniz bir Ana SÇP Şablonu verilmiştir. Bu SÇP şablonunu aynen kopyalamayıp kendi SÇP'nizi hazırlamanız önemlidir. SÇP, kuruma özeldir. Çünkü laboratuvarınızda tam olarak hangi prosedürlerin ne şekilde yürütüldüğünü belgeler. SÇP şablonunu kopyalarsanız söz konusu prosedürün laboratuvarınızda nasıl yürütüldüğünü tam olarak tanımlamış olmazsınız, dolayısıyla doküman amacına ulaşmaz.

Not: Kalite yönetiminde SÇP'ler düzenli olarak incelenir ve revize edilir. Bu bir doküman kontrol sistemi kurularak yapılır. Bu sistem bu aracın 2. aşamasında kurulacaktır.