ابدأ بكتابة إجراء تشغيلي موحد مرجعي. ويمكنك في هذه الوثيقة أن تشرح بوضوح ما هي أنواع الإجراءات التشغيلية الموحدة الموجودة، وما هي الخطوط العريضة لكل نوع من أنواع الإجراءات التشغيلية الموحدة، وكيف ينبغي كتابة الإجراءات التشغيلية الموحدة.

أنواع الإجراءات التشغيلية الموحدة المختلفة

في هذه الأداة نميز بين ثلاثة أنواع من الإجراءات التشغيلية الموحدة، وهي:

• الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بالمعدات
  وهي الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بكيفية معايرة المعدات وتشغيلها وصيانتها. ويجب كتابة إجراء تشغيلي موحد لكل معدة من المعدات، يتناول كيفية معايرة هذه المعدة واستخدامها وصيانتها.
• الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بالتحاليل
  وهي الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بكيفية إجراء الفحوص. ويجب كتابة إجراء تشغيلي موحد لكل فحص يوضح كيفية تحضير الكواشف المختبرية، وكيفية إعداد العينة، وكيفية إجراء الفحص، وكيفية إجراء مراقبة الجودة.
• الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بالإجراءات
  وتنتمي الغالبية العُظمى من الإجراءات التشغيلية الموحدة التي يتعين عليك كتابتها، إلى هذه الفئة. ويجب كتابة إجراء تشغيلي موحد خاص بالإجراءات لكل إجراء يُنفذ في المختبر. وتمتد هذه الإجراءات من أخذ العينات من المرضى وتنظيف غرف المختبر إلى إجراء استعراض الإدارة.

أدرج أفرعاً محددة في الإجراء التشغيلي الموحد المرجعي بشأن كيفية كتابة الإجراءات التشغيلية الموحدة لكل فئة من الفئات. وفي العمود الأيسر ترد ثلاث صحائف معلومات تشتمل على الخطوط العريضة للإجراءات التشغيلية الموحدة وتفاصيلها بالنسبة إلى كل فئة من الفئات.

الخطوط العريضة العامة للإجراء التشغيلي الموحد

يتألف الإجراء التشغيلي الموحد في العموم من العناصر التالية:

• عنوان الإجراء التشغيلي الموحد
• أهداف الإجراء التشغيلي الموحد ونطاقه
• الصيغ المقتضبة والتعاريف والمصطلحات المستخدمة في الإجراء التشغيلي الموحد
• المهام والمسؤوليات والمساءلة المتعلقة بالإجراء الذي كُتب الإجراء التشغيلي الموحد بشأنه
• السلامة والبيئة
  التدابير التي يلزم اتخاذها لحماية السلامة والبيئة.
• الإجراء
  مقسم إلى الفروع التالية:
  • المواد والكواشف المختبرية
  • الإجراء
  • مراقبة الجودة
• الوثائق المتعلقة بالإجراء التشغيلي الموحد
• الاستمارات المتعلقة بالإجراء التشغيلي الموحد
• المراجع
• التذييلات
  يمكن أن تشمل التذييلات الاستمارات، والتعليمات الإضافية، والأدلة الخاصة بالمصنعين، والقوائم المرجعية، وما إلى ذلك.

وفيما يتعلق بالإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بالمعدات، عادة ما يُضاف فرع يوضح أسلوب المعايرة والصيانة، وينقسم إلى إجراءات الصيانة الوقائية والصيانة التصحيحية.

تكويد الإجراءات التشغيلية الموحدة

يلزم تكويد الإجراءات التشغيلية الموحدة كي يتسنى الإشراف عليها. ويتوقف اختيار نظام التكويد المستخدم على قرارك أنت. ومع ذلك نقدم إليك مثالاً على نظام التكويد يمكنك أن تستخدمه: يشير أحد أجزاء الكود الخاص بالإجراءات التشغيلية الموحدة إلى المجموعة التي تنتمي إليها الوثيقة، ورقم الوثيقة داخل هذه المجموعة، في حين يشير جزء آخر إلى رقم الإصدار لهذه الوثيقة. ويمكن توضيح ذلك من خلال المثال التالي:

• كود الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بالفحص المجهري للملاريا هو A04v03:
  • ويمثل الإجراء التشغيلي الموحد الذي يصف الفحص المجهري إجراءً خاصاً بالتحاليل، ويشير الحرف "A" إلى ذلك.
  • وهذا هو الإجراء التشغيلي الموحد الرابع في مجموعة الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بالتحاليل: "A04"
  • ونظراً لأن الإجراء التشغيلي الموحد قد نُقح مرتين، فإن الإصدار الحالي من هذا الإجراء التشغيلي الموحد يحمل رقم 3: "A04v03".
• كود الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بالمنبذة هو E06v02:
  • ويمثل الإجراء التشغيلي الموحد الذي يصف استخدام المنبذة وصيانتها إجراءً خاصاً بالمعدات، ويشير الحرف "E" إلى ذلك.
  • وهذا هو الإجراء التشغيلي الموحد السادس في مجموعة الإجراءات التشغيلية الموحدة الخاصة بالمعدات: "E06".
  • وقد نُقح هذا الإجراء مرة واحدة، ولذا فإن الإصدار الحالي هو الإصدار 2: "E06v02".

ويرد في العمود الأيسر نموذج للإجراء التشغيلي الموحد المرجعي، يمكنك استخدامه كمثال وكنموذج لإعداد الإجراء التشغيلي الموحد المرجعي الخاص بك. ومن الأهمية بمكان أن تُعِد الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك وألا تلجأ إلى نسخ هذا النموذج حرفياً. فالإجراء التشغيلي الموحد يتعلق بالمؤسسة تحديداً، حيث إنه يوثِّق بدقة كيفية تنفيذ الإجراء في مختبرك. وعند نسخ نموذج الإجراء التشغيلي الموحد فإنه لن يصف الإجراء كما يُنفذ في مختبرك على نحو دقيق، وسيكون بالتالي عديم الفائدة.

ملاحظة: في إدارة الجودة، تخضع الإجراءات التشغيلية الموحدة للاستعراض والتنقيح بانتظام. ويجري ذلك عن طريق وضع نظام لمراقبة الوثائق. وسيجري تنفيذ ذلك في المرحلة 2 من هذه الأداة.