Empiece por redactar un POE principal. En este documento usted debe explicar exactamente qué tipos de POE existen, cuál es la descripción general de cada tipo de POE y cómo se deben redactar los POE.

Diferentes tipos de POE

En esta herramienta distinguimos entre tres tipos de POE:

• POE relativos a los equipos
  Estos POE tratan sobre cómo calibrar, operar y mantener los equipos. Para cada parte de los equipos, se debe escribir un POE donde se explique cómo calibrar, usar y mantener esa parte del equipo.
• POE relativos a los análisis
  Estos POE tratan sobre cómo realizar un análisis. Para cada análisis posible se debe redactar un POE relativo a los procedimientos donde se explique cómo crear los reactivos, cómo preparar la muestra, cómo realizar el análisis y cómo realizar los controles de la calidad.
• POE relativos a los procedimientos
  La inmensa mayoría de POE que usted tendrá que redactar pertenecerán a esta categoría. Se debe redactar un POE de procedimiento para cualquier procedimiento que se realice en el laboratorio. Los procedimientos pueden variar desde obtener muestras del paciente hasta limpiar las salas del laboratorio, pasando por la realización de revisiones por parte de la dirección.

Incluya en el POE principal apartados específicos sobre cómo redactar los POE de cada categoría. En la columna de la derecha se incluyen tres documentos informativos que proporcionan una descripción general y los detalles de los POE de cada categoría.

Descripción general de un POE

Un POE consta generalmente de los siguientes elementos:

• El título del POE
• Los objetivos y el campo de aplicación del POE
• Las abreviaturas, definiciones y términos que se utilizan en el POE
• Las tareas, responsabilidades y contabilidad relativas al procedimiento para el que se ha redactado el POE
• Seguridad y condiciones ambientales
  Las medidas que se tienen que tomar para proteger la seguridad y las condiciones ambientales.
• El procedimiento
  Dividido en los apartados:
  • Materiales y reactivos
  • Procedimiento
  • Control de la calidad
• Los documentos relacionados con el POE
• Los formularios relacionados con el POE
• La bibliografía
• Los anexos
  Los anexos pueden incluir formularios, instrucciones adicionales, manuales de fabricantes, listas de verificación, etc.

Para los POE relativos a los equipos normalmente se añade un apartado donde se describe el método de calibración y mantenimiento, dividido en procedimientos de mantenimiento correctivo y preventivo.

Codificación del POE

Con fines de supervisión, deben codificarse todos los POE. El sistema que use para codificar lo debe decidir usted. No obstante, le proporcionamos un ejemplo de un sistema de codificación que podría usar: Una parte del código en los POE indica el grupo al que pertenece el documento y qué número tiene el documento dentro del grupo y otra parte indica el número de versión del documento. Con un ejemplo se entenderá mejor:

• El código para el POE de microscopia para la detección de paludismo es A04v03:
  • El POE que describe la microscopia para la detección de paludismo es un POE relativo a los análisis, algo que podemos saber por la “A” con la que empieza el código.
  • Se trata del cuarto POE dentro del grupo de los POE relativos a los análisis: “A04”
  • Como el POE se ha revisado dos veces, la versión actual de este POE es la número 3: “A04v03”.
• El código del POE para la centrifugadora es E06v02:
  • El POE que describe el uso y mantenimiento de la centrifugadora es un POE relativo a los equipos, situación indicada por la “E”.
  • Se trata del sexto POE del grupo de los POE relativos a los equipos: “E06”.
  • Se ha revisado una vez, por lo que la versión actual es la número 2: “E06v02”.

En la columna de la derecha se incluye un POE principal que se puede usar como ejemplo y como plantilla para crear su propio POE principal. Es importante que usted cree su propio POE y que no copie literalmente el POE de plantilla. Cada POE es específico de la organización, ya que documenta exactamente cómo se realiza el procedimiento en su laboratorio. Si copiase el POE de plantilla, no describiría exactamente el procedimiento tal y como tiene lugar en su laboratorio, así que no sería útil.

Nota: en la gestión de la calidad, los POE están sujetos a revisión continua y habitual. Esto se realiza estableciendo un sistema de control de la documentación. Esto se hará en la fase 2 de esta herramienta.