Le poste de "responsable qualité" doit être créé et pourvu. Il peut être occupé par le membre du personnel qui remplissait la fonction de point focal qualité mais ce n'est pas obligatoire. Principales fonctions du responsable qualité :

• Veiller à la mise en œuvre et au maintien du système de gestion de la qualité.
• Rendre compte au responsable du laboratoire du fonctionnement du système de gestion de la qualité et des améliorations nécessaires.
• Veiller à ce que l'ensemble du personnel de laboratoire ait connaissance du système de gestion de la qualité et soit impliqué dans sa mise en œuvre et son maintien.

Le titre de responsable qualité ne confère pas d'autorité hiérarchique mais correspond à un rôle de conseiller. Le responsable qualité se borne à surveiller la mise en œuvre et le fonctionnement du système de gestion de la qualité et à communiquer ces informations au responsable du laboratoire. Le responsable qualité n'exerce aucune autorité sur les titulaires d'autres postes du laboratoire et a un rôle purement consultatif. Il n'est pas responsable du travail des autres et ne peut donc être tenu responsable du fonctionnement du laboratoire et du système de gestion de la qualité en particulier. La raison pour laquelle le responsable qualité ne doit pas être tenu responsable du fonctionnement du système de gestion de la qualité est que, si c'était le cas, il pourrait être tenté de ne pas transmettre toutes les informations au responsable du laboratoire quand l'exécution de la tâche n'est pas satisfaisante, par crainte pour son emploi. C'est au responsable du laboratoire qu'il revient de diriger les autres membres du personnel en se fondant sur les informations fournies par le responsable qualité.

Dans l'organigramme du laboratoire, le poste de responsable qualité doit donc figurer en marge, entre le responsable du laboratoire et ses subordonnés, comme le montre la figure A. Représenter le responsable qualité en-dessous ou en position intermédiaire entre le responsable du laboratoire et les postes soumis à l'autorité de ce dernier est incorrect (figure B et C). Dans ces deux représentations, le responsable du laboratoire exerce une autorité sur le responsable qualité qui ne peut donc donner un avis objectif, indépendant sur le travail des autres membres du personnel.