Sekreter:

1. 1. aşamada şu personel bilgilerinin saklanmasında kullanılan, Personel Dosyaları başlıklı bir klasör oluşturulmuştu:
   • Biyogüvenlik Sorumlusu'nun aldığı biyogüvenlik eğitiminin sertifikası
   • Laboratuvar Yöneticisi'nin aldığı değişim yönetimi eğitiminin sertifikası
   • Bütün laboratuvar personelinin kalite yönetimine giriş eğitimlerinin eğitim sertifikaları
   • Bütün personelin geçmişteki eğitimlerinin diplomaları ve sertifikaları

   Bu adımda personel dosyaları tamamlanır. Her personel üyesinin bilgi sahibi olduğu tekniklerin listesini çıkararak başlar. Bunu yaparken laboratuvar yöneticisinden ve personel üyelerinin kendilerinden yardım alır.

2. Yukarıda bahsi geçen bütün kayıtları her personele ait bölümde mantıksal bir çerçevede saklar. Bazı kayıtlar henüz mevcut olmayabilir (yeterlik değerlendirmesi raporları ve olası kaza raporları gibi). Bunlar kalite yönetim sisteminin uygulanması sırasında daha sonra eklenecektir.
3. Tamamlandıktan sonra Personel Dosyaları klasörünü sadece laboratuvar yöneticisinin erişebileceği kilitli bir kabinde saklar (dosyalarda sağlık kayıtları gibi mahrem bilgiler olabileceği için son hali verildikten sonra klasörler izinsiz erişime karşı korunmalıdır; personel dosyalarına sadece laboratuvar yöneticisi erişebilir, her personel kendine ait personel dosyasına erişebilir).

Laboratuvar Yöneticisi:

1. Yetkilendirme Matrisi'ni güncelleyerek Personel klasörlerine erişme ve bunlarda değişiklik yapmaya sadece kendisinin yetkili olduğunu belirtir.
2. Personel dosyalarını toplamasında, özellikle de personelin oryantasyon gördüğü görevlerin listesini çıkarmada sekretere yardım eder.

DSÖ Laboratuvar Kalite Yönetim Sistemi (LKYS) eğitimi (sağ sütunda verilmiştir) personel dosyalarına ilişkin bilgi verir. ISO 15189:2012, 5.1.9 sayılı madde (ISO 15189:2007 5.1.2) personel dosyalarına dâhil edilmesi gereken kayıtların tamamını göstermektedir.