Secrétaire :

1. En phase 1, a été créé un classeur intitulé Dossiers du personnel, utilisé pour conserver les informations suivantes sur le personnel :
   • Certificat de formation sur la sécurité biologique du responsable de la sécurité biologique
   • Certificat de formation sur la gestion du changement du responsable du laboratoire
   • Certificats de formation d'introduction à la gestion de la qualité pour tous les membres du laboratoire
   • Diplômes et certificats de la formation antérieure de tous les membres du personnel

   Durant cette étape, les dossiers du personnel sont finalisés. Commencer par faire une liste des techniques que chaque membre du personnel utilise d'ordinaire. Faire cette liste avec l'aide du responsable du laboratoire et des membres du personnel eux-mêmes.

2. Introduire tous les documents mentionnés ci-dessus d'une manière logique sous l'onglet correspondant à chaque membre du personnel. Certains documents peuvent ne pas être encore présents (tels que des rapports d'évaluation des compétences et d'éventuelles déclarations d'accidents). Ils seront ajoutés par la suite au fur et à mesure des progrès de la mise en place du système de gestion de la qualité.
3. Quand le dossier est complet, le placer dans le classeur Dossiers du personnel dans une armoire fermée à clé accessible uniquement au responsable du laboratoire (les dossiers contenant des données privées sensibles, telles des dossiers médicaux, il faut éviter l'accès non autorisé aux dossiers finalisés du personnel ; seul le responsable du laboratoire sera autorisé à accéder aux dossiers du personnel et les membres du personnel seront autorisés à accéder uniquement à leur propre dossier).

Responsable du laboratoire :

1. Adapter la grille d'autorisation pour spécifier que lui seul est autorisé à accéder et à modifier les dossiers du personnel.
2. Assister le/la secrétaire pour compiler les dossiers du personnel, en particulier en établissant la liste des tâches auxquelles chaque membre du personnel a été formé lors de son insertion.

On trouvera des informations sur les dossiers du personnel dans le manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS (lien dans la colonne de droite). Dans la norme ISO 15189:2012 article 5.1.9 (ISO 15189:2007 5.1.2), figure une vue d'ensemble complète de tous les documents qui doivent être inclus dans les dossiers du personnel.