Hasta verileri İstek Formları, çalışma formları, kayıtlar, Sonuç Raporları nüshaları, revize edilmiş Sonuç Raporları, Acil Bildirim Formları vb. dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere çeşitli ortamlara kaydedilir.

3. aşamada fiziksel etkenler sebebiyle dokümanların (hasta verileri de dâhil olmak üzere) zarar görmesini engellemek amacıyla saklama altyapısı iyileştirilecektir . 3. aşamada laboratuvar bilgilerine ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilmesi için laboratuvar arşivleme sistemi de optimize edilecektir. Ancak mevcut durumda da hasta verilerinin bu verilerin gizliliğini ve bütünlüğünü koruyacak şekilde arşivlenmiş olması önemlidir.

Hasta verilerini içeren tüm kayıtların kilitli bir dolapta saklandığından ve bu dolabın sadece yetkili personel tarafından açılabildiğinden emin olun.

Belirli bir hastaya ilişkin sonuçların değiştirilmesi gerektiğinde bu işlemin hızlı ve kolayca gerçekleştirilebilmesi için hasta verilerinin mantıklı ve sistemli bir şekilde saklanmasını sağlayacak bir sistem oluşturun. Tüm dosyaları mantıksal bir sıralamayla saklamak için numara veya tarihlerden faydalanın. Örneğin hasta kayıtlarını takvim yılına göre kategorilere ayırarak klasörlerde saklayın ve her klasördeki kayıtları hasta kodlarına göre sıralayın.

Kayıtların birikmesini ve arşivlerin dolmasını önlemek için her kayıt çeşidinin ne kadar süreyle saklı tutulması gerektiğini tanımlayan bir Doküman Saklama Listesi de hazırlanmalıdır. Bu, 2. aşamada başka bir aktivitede yapıldığı için bu aktivitede yapılmasına gerek yoktur.

Sağ sütunda DSÖ Laboratuvar Kalite Yönetim Sistemi el kitabından alınan, bilgi yönetimi ve basılı doküman tabanlı bilgi sistemine ilişkin bir belge yer almaktadır.