وتُسجل بيانات المرضى في وثائق من بينها استمارات الطلب، واستمارات العمل، والسجلات، ونُسخ تقارير النتائج، وتقارير النتائج المنقحة، واستمارات الإخطار الفوري، وما إلى ذلك.

وفي المرحلة 3 سوف يُرقَّى مرفق المخزن لمنع تدهور الوثائق (بما في ذلك بيانات المرضى) بسبب التأثيرات المادية. وفي المرحلة 3 سوف يُحسَّن نظام محفوظات المخزن على النحو الأمثل لضمان سهولة الوصول إلى جميع المعلومات الخاصة بالمختبر لمن يحتاج إليها. ومع ذلك فمن الأهمية بمكان أن تكون بيانات المرضى محفوظة بالفعل على نحو آمن لحماية سرية هذه البيانات وسلامتها.

تأكد من أن جميع السجلات التي تحتوي على بيانات المرضى محفوظة في خزانة مقفلة لا يستطيع فتحها إلا الموظفون المفوضون.

ضَعْ نظاماً لحفظ بيانات المرضى على نحو منطقي ومنظم لكي يكون من الممكن تبديل النتائج الخاصة بأحد المرضى عند اللزوم. استخدم الأرقام أو التواريخ لحفظ جميع الملفات بنظام منطقي. مثال: احفظ سجلات المرضى في مجلدات مدرجة في فئات وفقاً للسنة التقويمية ورتب السجلات داخل كل مجلد وفقاً لكود التعريف الخاص بالمريض.

ولتجنب تراكم السجلات وامتلاء المحفوظات يلزم أيضاً وضع قائمة لاستبقاء الوثائق تحدد المدة التي يلزم حفظ كل سجل من السجلات خلالها. وقد تم ذلك بالفعل في نشاط آخر من أنشطة المرحلة 2 ولا يلزم استكماله في هذا النشاط.

وترد في العمود الأيسر وثيقة تتناول إدارة المعلومات واستخدام نُظم المعلومات الورقية، مأخوذة عن دليل نظام إدارة الجودة في المختبرات الصادر عن منظمة الصحة العالمية.