Информация о пациентах записана, в числе прочего, в формах запросов, в рабочих формах, в журналах регистрации, в копиях отчетов о результатах, в формах немедленного уведомления и т. д..

На этапе 3 хранилище документов будет модернизировано, с тем чтобы предотвратить порчу документов (в том числе со сведениями о пациентах) из-за физических факторов. На этапе 3 лабораторная систем архивирования также будет оптимизирована для обеспечения легкого доступа ко всей лабораторной информации тем, кто в ней нуждается. Однако важно, чтобы сведения о пациентах уже сейчас были надежно заархивированы для обеспечения их конфиденциальности и сохранности.

Убедитесь, что все записи, содержащие сведения о пациентах, хранятся в запертом шкафу, и что этот шкаф может быть открыт только уполномоченными сотрудниками.

Создайте систему для логического и упорядоченного хранения сведений о пациентах, так, что если результаты определенного пациента потребуется заменить, то это можно будет сделать быстро и легко. Используйте нумерацию или даты для того, чтобы организовать все папки в логическом порядке. Например, поместите записи о пациентах в папки по годам и рассортируйте записи в каждой папке по порядку идентификационных номеров пациентов.

Для предотвращения переполнения архива необходимо составить «Перечень сохраняемых документов», который задаст срок хранения каждого типа записей. Данный перечень уже был сделан в другом мероприятии на этапе 2, и это не требуется делать в рамках этого мероприятия.

Справа на странице дана ссылка на разделы пособия ВОЗ «Система управления качеством в лабораториях», посвященные управлению информацией и использованию бумажной информационной системы.