Dans le présent outil, la constitution d'une équipe de projet qualité constitue une stratégie pour gérer la masse de travail que cela implique. Cette équipe est le principal organe de coordination pour la mise en œuvre du système de gestion de la qualité. Elle étayera le système de gestion en effectuant les activités décrites dans cet outil.

Le chef de l'équipe du projet qualité sera désigné point focal qualité du laboratoire. Il peut être considéré comme un responsable qualité mais avec moins de responsabilités et de tâches (le "véritable" responsable qualité sera désigné en phase 2). Le point focal qualité suivra attentivement la mise en œuvre du présent outil. Ses fonctions sont les suivantes :

• Fonction de coordination : assurer une exécution correcte et dans les délais impartis des activités de l'outil par les membres de l'équipe.
• Fonction de conseil : notifier régulièrement au responsable du laboratoire les progrès de la mise en œuvre du système de gestion de la qualité et si nécessaire coopérer avec ce dernier pour l'exécution des activités faisant intervenir des tâches relevant spécifiquement du responsable du laboratoire.
• Fonction d'information : le personnel du laboratoire peut s'adresser à cette personne pour plus d'information sur les aspects de la gestion de la qualité. Inversement, le point focal qualité peut aussi fournir des informations aux membres du personnel sur le système de gestion de la qualité.

Tâches et responsabilités des membres de l'équipe du projet qualité :

• Exécution des activités : exécuter les activités/tâches qui leur sont assignées par la personne désignée point focal qualité. Impliquer d'autres membres de l'équipe du laboratoire dans l'exécution de ces activités. Par exemple : lorsqu'il est nécessaire d'élaborer une procédure opératoire standardisée (POS) sur l'enregistrement et la notification des résultats, le membre de l'équipe coopèrera étroitement avec l'agent chargé de la saisie des données pour rédiger une POS.
• Avis/notification : le membre de l'équipe doit notifier à l'équipe du projet qualité l'état des activités qui lui ont été assignées.
• Calendrier : le membre de l'équipe doit participer activement à la coordination de la mise en œuvre du système de gestion de la qualité et participer à la planification des activités pendant les réunions d'équipe.

Cette équipe se réunira au moins deux fois par mois pour discuter des progrès et trouver des solutions aux problèmes rencontrés. Le responsable du laboratoire participera à ces réunions mais celles-ci seront présidées par le point focal qualité. Un des membres de l'équipe du projet qualité participant à ces réunions rédigera des comptes rendus (pas la personne désignée point focal qualité car elle préside les réunions). Ces comptes rendus doivent être distribués à tous les membres de l'équipe du projet et au responsable du laboratoire et être archivés (ils attesteront que les réunions ont eu lieu et serviront d'outil pour suivre les progrès).