Чтобы справиться с тем объемом работы, которую предстоит сделать, в этом инструменте предлагается назначить команду на проект «Качество». Эта команда будет основным координационным органом по внедрению системы управления качеством. Она будет оказывать поддержку руководству лаборатории в осуществлении мероприятий, приведенных в этом инструменте.

Председатель команды проекта «Качество» будет выполнять функцию Координатора по качеству в лаборатории. Эту функция похожа на функцию сотрудника, ответственного за качество (менеджера по качеству), только с меньшим числом обязанностей и задач («реальный» менеджер по качеству будет назначен на этапе 2). Координатор по качеству будет внимательно следить за правильным применением этого инструмента. Его/ее функции будут следующие:

• Координационная: обеспечивать правильное и своевременное исполнение членами команды предписанных инструментом мероприятий.
• Консультативная: регулярно отчитываться перед руководством о ходе реализации системы управления качеством, а также, когда требуется, сотрудничать с руководителем/менеджером в осуществлении тех мероприятий, в которых есь конкретные задачи для руководителя/менеджера лаборатории.
• Информационная: сотрудники лаборатории могут обращаться к этому человеку для получения более подробной информации по вопросам управления качеством. Это может работать и в противоположном направлении: Координатор может предоставлять сотрудникам информацию относительно системы управления качеством.

К задачам, которые входят в ответственность команды проекта «Качество», относятся:

• Выполнение мероприятий: выполнять мероприятия/задачи, возложенные на них Координатором; вовлекать других сотрудников лаборатории в выполнение этих мероприятий. Например, когда потребуется разработать стандартную операционную процедуру (СОП) регистрации результатов и предоставлении отчетов с результатами, членам команды следует в этом тесно сотрудничать с сотрудником, ответственным за запись данных.
• Консультирование/отчетность: члены команды отчитываются перед всей командой о выполнении порученных каждому мероприятий.
• Планирование: Члены команды должны принимать активное участие в координации внедрения системы управления качеством и помогать в планировании мероприятий в ходе рабочих совещаний команды.

По крайней мере два раза в месяц команда проводит рабочие совещания для обсуждения хода работы и поиска решений возникших проблем. Руководителю/менеджеру лаборатории необходимо принимать участие в этих рабочих совещаниях, но председательствует на этих совещаниях Координатор по качеству. Протокол совещаний ведет один из членов команды проекта «Качество», но не Координатор по качеству, так как он/она ведет совещание. Протокол совещания следует передать всем членам команды и руководителю/менеджеру лаборатории, а также протоколы следует архивировать (таким образом они будут служить инструментами для отслеживания хода дел и доказательствами того, что совещания были проведены).