Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Başlık

Laboratuvar Hizmet Kılavuzu'nun yazılması ve bu kılavuzda hazırlanan prosedürlerin takip edilmeye başlanması

Neden

Hizmet kullanıcılarının laboratuvarın neler yaptığı konusunda bilgilendirilmesi laboratuvar hizmetlerinin kalitesi açısından hayati önem taşımaktadır. Laboratuvar, laboratuvarda yapılan bütün testler ve hangi klinik durumda hangi testlerin istenmesi gerektiği konusunda hizmet kullanıcılarını bilgilendirerek hizmet kullanıcılarının hastalar için optimum bilgiyi sağlayacak, en iyi test kombinasyonunu istemelerine yardım etmiş olur. Ayrıca laboratuvar hastanın klinik durumu ile ilgisi olmayan testlerin istenmesini önleyerek, iş yükünü azaltır ve maliyet etkinliği artırır.

Hizmet kullanıcılarının her tetkik için hangi numunelerin gerektiği ve bunların nasıl ambalajlanması ve laboratuvara gönderilmesi gerektiği konusunda bilgilendirilmesi laboratuvarın biyogüvenliğini ve numunelerin kalitesini artırır. Böylece laboratuvar daha kolay kalite güvencesi sağlamış olur.

Ne

Laboratuvar Hizmet Kılavuzu hazırlayın. Bu kılavuzda laboratuvarın bilgileri (adres + irtibat bilgileri + çalışma saatleri + laboratuvarın ne tür hizmetler sunduğu) bulunacak ve laboratuvarın hizmet kullanıcılarına analiz öncesi aşama, analiz aşaması ve analiz sonrası aşama konusunda bilmeleri gereken her şey açıklanacaktır. İrtibat bilgileri hizmet kullanıcıları soru sormak istediklerinde kullanılabilir.

Hizmet kılavuzu, Numune Toplanmasına Yönelik SÇP, Numune Kabulüne Yönelik SÇP ve Sonuçların Raporlanmasına Yönelik SÇP'den bölümler içerir.

Kılavuzda analiz öncesi aşamaya ilişkin şu bilgilere yer verilir:

Laboratuvardan nasıl İstek Formu alınacağı (İstek Formu'nu Laboratuvar Hizmet Kılavuzu'na ekleyebilirsiniz, böylece hizmet kullanıcıları formu çoğaltabilir)
Laboratuvarda hangi testlerin yapıldığı ve bu testlerin hangi klinik durumlarda yapılması gerektiği
Her test için hangi numunelerin hangi miktarda/hacimde gerektiği, taşıma şartları ve gerekirse numunenin ne zaman alınması gerektiği. Bu bölümde ayrıca 2. aşamada hazırlanan numune kabul/ret kriterleri de bulunur.
Şu bilgiler de dâhil olmak üzere numunenin nasıl toplanması gerektiği:
- Hastanın kimlik bilgilerinin alınması ve hastanın tetkik şartlarını karşıladığının doğrulanması (ör. bazı tetkikler için hastanın aç karnına gelmesi gerekir, bu durumda numuneyi alan kişi hastanın numune alınmadan önce bir şey yemediğini doğrulamalıdır)
- Hastanın nasıl hazırlanacağı
- Numunenin ne tür bir kaba alınacağı
- İstek Formu'nun ve hasta numune kabının/kaplarının nasıl etiketleneceği
Şu bilgiler de dâhil olmak üzere numunenin nasıl ve hangi şartlar altında ambalajlanıp laboratuvara gönderilmesi gerektiği:
- Numunenin laboratuvara gönderilmesi gereken zaman çerçevesi
- Numunenin taşınması gereken sıcaklık aralığı
- Numune bütünlüğüne zarar veren, halkın ve numuneyi taşıyan kişinin güvenliğini tehlikeye atan sızıntıların önlenmesi için numune kabının nasıl ambalajlanması gerektiği
- Hangi dokümanların gönderilmesi gerektiği
Varsa hasta oluruna ilişkin şartlar
İstek Formu'nun doldurulması da dâhil olmak üzere rutin laboratuvar testi istenmesine ilişkin prosedür.
Acil laboratuvar testi istenmesine ilişkin prosedür.

Hizmet kılavuzunda analiz aşamasına ilişkin şu bilgilere yer verilir:

Her testin olağan tahmini bitiş süresi
Biyolojik referans aralıkları ve varsa belirli testlerin kritik/uyarı değerleri
Tetkikin performansını veya tetkik sonuçlarının yorumunu etkilediği bilinen faktörlerin listesi

Hizmet kılavuzunda analiz sonrası aşamaya ilişkin şu bilgilere yer verilir:

Rutin raporlama yöntemi.
Acil test sonuçlarının raporlanmasına ilişkin prosedür.
Sonuç Raporu'nun yorumlanmasına ilişkin kılavuz ilkeler.
Ek test isteğinde bulunma ve ek test isteğinde bulunma süresi.
Laboratuvarın hasta bilgilerinin korunmasına ilişkin politikası (laboratuvarın hasta bilgilerini izinsiz erişimden korumak için neler yaptığının açıklanması; ör. bilgilerin kilitli bir arşivde saklanması, personele gizlilik anlaşması imzalama şartı getirilmesi vb. Bu prosedürlerin birçoğu 2. aşamada Bilgi Yönetimi bölümünde oluşturulmuştu).
Laboratuvarın şikâyet prosedürü (4. aşamada geliştirilecektir).

Laboratuvar Hizmet Kılavuzu, laboratuvarın bütün hizmet kullanıcılarına gönderilmelidir. Kılavuzdaki bilgilerin güncel ve doğru olduğundan emin olunması için kılavuz doküman kontrol sistemi kapsamına dâhil edilecektir. Her değişiklik sonrasında doküman yeniden basılarak hizmet kullanıcılarına gönderilmelidir.

Nasıl ve kim?

Kalite Sorumlusu:

Laboratuvar Hizmet Kılavuzu'nu (veya bölümlerini) yazmaya en uygun personeli seçer. Hizmet kılavuzuna dâhil edilecek prosedürlerin yürütülmesinde en çok görev alan personel seçilmelidir.
Laboratuvar Yöneticisi'nden bu personeli hizmet kılavuzunun bölümlerini kendisiyle birlikte yazmakla görevlendirmesini ister.
Bu hizmet kılavuzunun yazımında personele rehberlik eder. Onlara hizmet kılavuzunun neden yazılması gerektiğini, hangi taslağın kullanılması gerektiğini ve kendilerine verilen prosedürlerin açıklamalarında hangi bilgilerin bulunması gerektiğini açıklar.
Hizmet kılavuzunun ilk taslağı tamamlandığında personelden bir veya iki kişiden kılavuzu incelemesini ister. Ayrıca laboratuvardan düzenli olarak hizmet alan birkaç kişiden de kılavuzu incelemesini isteyerek eklenmesi, değiştirilmesi veya çıkarılması gereken bir yer olup olmadığını sorar.
Hizmet kılavuzunu doküman kontrol sistemine dâhil ederek (bu sistem de 2. aşamada oluşturulmuştu) kılavuzun düzenli olarak incelenmesini ve böylelikle güncel tutulmasını sağlar. Kılavuza bir baş sayfa ekleyerek kılavuz Doküman Kontrolüne Yönelik SÇP'de açıklanan prosedür doğrultusunda incelendikten sonra kılavuzu inceleyen laboratuvar personelinden baş sayfayı imzalamasını ister.
Son hali verildikten sonra laboratuvar yöneticisinden hizmet kılavuzunu onaylamasını ister.
Hizmet kılavuzunu gereken sayıda çoğaltarak Hizmet Kullanıcısı Veritabanı'ndaki 2. aşamanın önceki adımlarında geliştirilmişti bütün hizmet kullanıcılarına nüshaları gönderir (hizmet kullanıcılarının bilgisayar erişimi varsa kılavuz elektronik olarak da gönderilebilir).
Doküman kontrol sistemi kapsamında olması sebebiyle hizmet kılavuzunun her yıl incelenmesi ve gerektiğinde revize edilmesi gerekmektedir. Kılavuzda bu inceleme dâhilinde değişiklik yapıldığında (bunun yanı sıra hata tespit edildiğinde, bir tetkik prosedüründe değişiklik olması halinde veya yeni tetkikler yapılmaya başlandığında) yeni versiyon basılarak eski versiyonu atmaları gerektiğini belirten bir notla birlikte hizmet kullanıcılarına gönderilmelidir. Kılavuzda bulunan baş sayfa sayesinde hizmet kullanıcıları eski versiyonda ne gibi değişikliklerin yapıldığını görebilir.