Stok Sorumlusu:

1. Stok Kartı'nı tasarlar. Sağ sütunda verilen Stok Kartı Şablonu başlangıç olarak kullanılabilir.
2. Basılı doküman tabanlı sistem kullanılıyorsa: Yeterli miktarda Stok Kartı basar (stokta bulunan her malzeme için bir stok kartı doldurulmalıdır).
3. "Stok Envanter Kaydı" adında yeni bir klasör oluşturur. Bu klasörde "Siparişler" ve "Stok Envanteri" adlı iki bölüm oluşturur. Henüz laboratuvarın almadığı siparişlerin sipariş formları "Siparişler" bölümünde, stokta bulunan malzemelerin ayrıntılarının bulunduğu Stok Kartları "Stok Envanteri" bölümünde saklanır. Elektronik kayıt kullanılıyorsa: Hangi malzemelerin sipariş edildiğinin, hangilerinin stokta (hangi miktarlarda) bulunduğunun takip edilmesine yardımcı olacak benzer bir sistem oluşturur.
4. Stoktaki her malzeme için bir Stok Kartı doldurur.
5. Gerekirse stoktaki malzemelerin düzenli bir şekilde bölümlere ayrılması için etkin bir sistem kullanır. Örneğin malzemeleri alfabetik isim sırasına koyar ve en eski malzemeyi en öne, yenilere arka koyar. Böylece ilk önce eski malzemeler kullanılarak son kullanma tarihi geçmiş ürünleri kullanma riski azaltılır.
6. Haftalık personel toplantısında bütün personel üyelerine stok envanter sisteminin nasıl işlediğini ve Stok Kartı'nın ne olduğunu anlatır. Laboratuvar Yöneticisi, artık kimsenin stoktan malzeme çıkarmaya yetkili olmadığını, bir şeye ihtiyaç duymaları halinde Stok Sorumlusu'ndan istemeleri gerektiğini açıklar. Böylelikle Stok Sorumlusu, Stok Kartlarını güncel tutabilir ve stok kayıtları ile stokta gerçekten bulunan miktar arasındaki tutarsızlıkları mümkün olduğunca önlemiş olur. Doğrudan stoktan bir şeye ihtiyacı olan laboratuvar çalışanlarına daima yardım etmesi gerektiğini göz önünde bulundurur.
7. Üç ayda bir stok bakiyesi kontrolü yapar: Her malzemenin stok miktarının sayımını yapar ve bu miktarı Stok Kartı'ndaki miktar ile karşılaştırır. Tutarsızlık varsa Stok Kartı'nı günceller. Ayrıca son kullanma tarihlerini kontrol eder ve son kullanma tarihi geçmiş malzemeleri atar.

Laboratuvar Yöneticisi:

1. Stok Sorumlusu'nun stok envanter sisteminin nasıl işlediğini anlattığı haftalık personel toplantısında bundan böyle stoktan malzeme çıkarmaya yetkili tek kişinin Stok Sorumlusu olduğunu vurgular. Böylece Stok Sorumlusu Stok Kartlarını bizzat güncelleyebilir ve stok kartları ile gerçek stok miktarları arasındaki tutarsızlıklar önlenmiş olur. Yeni gelen her malzeme siparişinin Stok Sorumlusu tarafından incelenip açılması gerektiğini de açıklar. Laboratuvarın incelenen/kabul edilen malzemeleri incelenmeyen/kabul edilmeyen malzemelerden ayırması gerektiği için hiç kimsenin stoka malzeme sokmaya yetkisi yoktur.
2. Yetkilendirme Matrisi'ni güncelleyerek Stok Sorumlusu haricinde hiç kimsenin stoktan malzeme almaya yetkili olmadığını belirtir.