Responsable du stock :

1. Concevoir la fiche de stock. Dans la colonne de droite, figure un lien vers un modèle de fiche de stock qui peut être utilisé pour commencer.
2. S'il s'agit d'un système papier : Imprimer suffisamment de fiches de stock (une fiche doit être remplie pour chaque article en stock).
3. Ouvrir un nouveau classeur et l'intituler "Registre de stock". Placer deux onglets dans ce classeur, l'un intitulé "Commandes" et l'autre intitulé "Inventaire du stock". Les bordereaux des commandes qui n'ont pas encore été reçues par le laboratoire seront placées sous l'onglet "Commandes" et les fiches de stock avec les informations de tous les articles déjà en stock seront placées sous l'onglet "Inventaire du stock". Si l'on utilise un registre électronique : créer un système similaire qui aide à assurer le suivi des articles qui sont commandés et de ceux qui sont déjà en stock (et de leur quantité).
4. Remplir une fiche de stock pour chacun des articles en stock.
5. Si nécessaire, créer un système efficace pour permettre une répartition ordonnée des articles en stock. Par exemple, placer les articles selon l'ordre alphabétique de leur nom et placer les articles les plus anciens à l'avant et les articles les plus récents à l'arrière afin que les articles les plus anciens soient utilisés les premiers, diminuant ainsi le risque d'utiliser des produits périmés.
6. Expliquer à tous les membres du personnel lors d'une réunion hebdomadaire comment fonctionne le système de gestion de stock et ce qu'est une fiche de stock. Le responsable du laboratoire expliquera que plus personne n'est autorisé à prendre des articles dans le stock et qu'il faut à présent demander au responsable du stock ce dont on a besoin. De cette manière, il sera possible de maintenir à jour les fiches de stock et d'éviter autant que possible les différences entre les quantités inscrites dans le registre de stock et les quantités réellement en stock. Remarque : il faut toujours aider les collègues qui ont besoin immédiatement d'un article en stock.
7. Faire un état du stock une fois tous les trimestres : compter combien il y a d'articles de chaque type en stock et voir si cette quantité concorde avec celle qui est indiquée sur la fiche de stock. Si ce n'est pas le cas, actualiser la fiche de stock. Vérifier également les dates de péremption et éliminer les articles périmés.

Responsable du laboratoire :

1. Insister lors de la réunion hebdomadaire du personnel au cours de laquelle le responsable du stock explique comment fonctionne le système de gestion de stock sur le fait que ce dernier est à présent la seule personne autorisée à retirer des articles du stock. De cette manière, le responsable du stock pourra actualiser les fiches de stock directement et cela évitera que les quantités réellement en stock commencent à différer des quantités figurant dans le registre. Expliquer aussi que chaque commande nouvellement reçue doit être inspectée et déballée par le responsable du stock. Personne n'est autorisé à mettre lui-même des articles dans le stock car le laboratoire doit séparer les fournitures non inspectées/non acceptées et celles qui sont inspectées/acceptées.
2. Adapter la grille d'autorisation pour spécifier que personne n'est autorisé à prendre des articles dans le stock excepté le responsable du stock.