Encargado de existencias:

1. Diseñe la tarjeta de existencias. La plantilla de tarjeta de existencias proporcionada en la columna de la derecha se puede usar como punto de partida.
2. Si se hace en papel: imprima una cantidad suficiente de tarjetas de existencias (para cada artículo en existencias se debería cumplimentar una tarjeta de existencias).
3. Coja una carpeta nueva y póngale el título “Registro del inventario de existencias”. Coloque dos pestañas en esta carpeta, una llamada “Pedidos” y otra llamada “Inventario de existencias”. Las hojas de pedido de los pedidos que no se hayan recibido aún en el laboratorio se colocan en la pestaña “Pedidos” y las tarjetas de existencias con la información de los artículos que ya estén en existencias se colocan bajo la pestaña “Inventario de existencias”. Si se usa un registro en formato electrónico: cree un sistema similar que le ayude a mantener un seguimiento de qué artículos se han pedido y qué artículos están ya en existencias (y en qué cantidad).
4. Cumplimente una tarjeta de existencias para cada artículo en existencias.
5. Si fuese necesario, cree un sistema de bienes para la división ordenada de los artículos en existencias. P. ej., coloque los artículos en orden alfabético según el nombre y coloque el artículo más antiguo al frente y los artículos más nuevos al final, de modo que los artículos más antiguos se usen primero, disminuyendo así el riesgo de usar productos caducados.
6. En una reunión semanal de personal, presente a todos los miembros del personal cómo funciona el sistema de inventario de existencias y explique qué es una tarjeta de existencias. El director del laboratorio explicará que ya nadie está autorizado a coger artículos de las existencias y que tienen que preguntarle a usted si necesitan algo. Así, usted podrá mantener las tarjetas de existencias al día y evitar en la mayor medida posible discrepancias entre las cantidades en el registro de existencias y las existencias reales. Tenga en cuenta que usted debe siempre ayudar a los compañeros que necesiten algo directamente de las existencias.
7. Lleve a cabo un balance de las existencias una vez cada trimestre: cuente cuántos productos hay de cada artículo en existencias y compruebe si el número concuerda con la cantidad indicada en la tarjeta de existencias. Si no fuese así, actualice la tarjeta de existencias. Compruebe también las fechas de caducidad y deseche los artículos que hayan caducado.

Director del laboratorio:

1. Ponga énfasis, durante la reunión semanal en la que el encargado de existencias presente cómo funciona el sistema de inventario de existencias, que el encargado de existencias es desde ahora la única persona que tiene permitido coger artículos de las existencias. De esta forma, el encargado de existencias puede actualizar las tarjetas de existencias directamente y se impide que las cantidades en las existencias empiecen a desviarse con respecto a las cantidades en el registro. Explique también que el encargado de existencias debe inspeccionar y desembalar todos los nuevos pedidos que se reciban. Nadie puede colocar artículos en las existencias por sí mismo, ya que el laboratorio debe separar los suministros no inspeccionados o no aceptados de los suministros inspeccionados y aceptados.
2. Actualice la matriz de autorización y especifique que nadie está autorizado a coger artículos de las existencias excepto el encargado de existencias.