Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Başlık

Her ekipmanın bakım ve Kullanım Kayıt Formları/kayıt defterlerinin geliştirilmesi

Neden

Bazı ekipman türlerinde bakım ihtiyaçları kullanım saatine göre değişir. Ayrıca, her ekipmanda ne zaman ne tür bakımın yapıldığına ilişkin bilgi sahibi olunmasında fayda vardır. Bu bilgilere göre yeni servis tarihleri ayarlanabilir. Ayrıca her ekipmanın kullanımına ilişkin maliyetlerin göstergesi niteliğindedir. Bu sebeple, bunların kaydedilebileceği bakım ve Kullanım Kayıt Formları kullanılmaya başlanmalıdır. Ekipman Sorumlusu bunlara bakarak sonraki bakımın ne zaman yapılması gerektiğini belirleyebilir.

Ne

Her ekipman için Bakım Kayıt Formu ve gerekirse Kullanım Kayıt Formu oluşturun. Bakım Kayıt Formu, her ekipmana uygulanan bakımın tek bir yerde kayıt altına alındığı belgedir. Kullanım Kayıt Formu ise sadece gerektiğinde oluşturulur. Örneğin akış kabini ve santrifüjlerin kaç saat kullanıldığı kaydedilmelidir. Böylece kullanım saatine bağlı bakımın ne zaman yapılacağına karar verilebilir.

NOT: Bazı laboratuvarlarda "Servis" ve "Bakım" arasında ayrım yapılır, "servis" laboratuvar dışında bir bakım şirketi tarafından yapılır, "bakım" ise laboratuvarın kendisi tarafından yapılır. Bu araçta sadece servisi de içeren "Bakım" terimi kullanılmıştır.

Nasıl ve kim?

Ekipman Sorumlusu:

Bakım Kayıt Formu oluşturur. Bu tür bir form şablonuna sağ sütunda yer verilmiştir. Bunun sadece bir örnek olduğu unutulmamalıdır. Başka bir format daha uygunsa o da kullanılabilir. Her formda her ekipmanın benzersiz kodunun ve adının açıkça görüldüğünden emin olur.
"Ekipman Arşivi" başlıklı yeni bir klasör oluşturur. Her ekipman için bir bölüm oluşturur.
Ekipmana her bakım yapıldığında Bakım Kayıt Formu doldurularak yapılan bakımın detayları girilmelidir. Bakım Kayıt Formlarını doğru bölümde saklar.
Ekipman Kaydı ve kılavuzlara göre hangi ekipmanlar için Kullanım Kayıt Formu tutulması gerektiğini belirler.
Bu Ekipmanlar için Kullanım Kayıt Formu tutar. Bu formun formatı ekipmana göre değişiklik gösterir. Örneğin santrifüj için başka parametreler (dakikadaki dönüş sayısı ve sıcaklık gibi), akış kabini için başka parametreler (sadece kullanım saati) girilmesi gerekir. Ekipman Sorumlusu her ekipmanın benzersiz kodunun ve adının her formda açıkça görüldüğünden emin olur. Sağ sütunda Kullanım Kayıt Formu örneği verilmiştir.
Bakım formları ve Kullanım Kayıt Formları şablonları, 1. aşamada her ekipman için yazılan SÇP'lere ek olarak saklanmalıdır. Bu sebeple her forma ekleneceği SÇP'lerin kodu verilmelidir. Örneğin E04 kodlu Ekipman SÇP'sine eklenecek formun kodu E04F1 (F1 = 1. form) olmalıdır. Böylece formun 4 numaralı Ekipman SÇP'sinin parçası olduğunu anlayabilirsiniz.
Kullanım Kayıt Formlarını geliştirildiği ekipmanın yakınına yerleştirir. Islanma riski varsa formları poşet dosyaya veya klasöre (daha kolay erişim) koyarak korur. Formların yanında kalem bulundurur. Böylece o an yanında kalemi olmayan teknisyenin formu doldurmadan bırakması önlenebilir.
Haftalık personel toplantısında Kullanım Kayıt Formlarını tüm personele tanıtır. Her ekipman için formlara hangi verilerin, ne zaman ve neden girilmesi gerektiğini açıklar. Kullanım Kayıt Formlarının nerede bulunabileceğini açıklar.
Kullanım Kayıt Formlarının dolup dolmadığını düzenli olarak kontrol eder. Dolmuşsa yeni bir kayıt formu bastırır ve dolmuş formu yenisiyle değiştirir. Dolu kayıt formunu analiz ederek yakın zamanda bakım gerekip gerekmediğini kontrol eder. Gerekiyorsa bakım için bir tarih ayarlar. Doldurulan kayıt formlarını Ekipman Arşivi klasöründe uygun bölümde saklar.