Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Titre

Élaborer des feuilles / carnets d'utilisation et de maintenance pour chaque unité d'équipement

Pourquoi

Pour de nombreux types d'équipement, les besoins de maintenance dépendent du nombre d'heures d'utilisation. En outre, il est pratique d'avoir une vue d'ensemble du moment où la maintenance des différentes unités d'équipement a eu lieu. Sur la base de cette vue d'ensemble, de nouveaux contrats de service peuvent être planifiés. Les coûts liés à l'utilisation de chaque unité d'équipement sont également plus apparents. C'est pourquoi il faut introduire des feuilles de maintenance et d'utilisation sur lesquelles ces données peuvent être consignées. Sur cette base, le responsable de l'équipement peut décider quand la prochaine maintenance doit avoir lieu.

Quoi

Créer pour chaque unité d'équipement une feuille de maintenance et, le cas échéant, une feuille d'utilisation. La feuille de maintenance est utilisée pour consigner l'ensemble des informations de maintenance pour chaque unité d'équipement. La feuille d'utilisation doit être créée pour l'équipement uniquement lorsque cela est nécessaire. Par exemple, pour une hotte à flux laminaire et pour des centrifugeuses, il faut enregistrer pendant combien d'heures elles ont été utilisées. Cela permet de déterminer quand une maintenance est nécessaire sur la base du nombre d'heures d'utilisation.

NOTE : Certains laboratoires font une distinction entre les termes "maintenance contractuelle" et "maintenance", la "maintenance contractuelle" étant effectuée par une entreprise externe, et la "maintenance" étant opérée par le laboratoire lui-même. Dans cet outil, seul le terme "maintenance" est utilisé et il inclut également la "maintenance contractuelle".

Comment & qui

Responsable de l'équipement :

Créer une feuille de maintenance. Dans la colonne de droite, figure un lien vers un modèle de feuille de ce type. On notera qu'il s'agit uniquement d'un exemple. Si un autre modèle convient mieux au laboratoire concerné, ce modèle sera utilisé. S'assurer que le code unique et le nom de chaque unité d'équipement sont clairement indiqués sur chaque feuille.
Ouvrir un nouveau classeur qui sera appelé "Archives de l'équipement". Insérer un onglet pour chaque unité d'équipement.
Chaque fois qu'une maintenance est opérée sur une unité d'équipement, la feuille de maintenance doit être remplie pour consigner les informations relatives à la maintenance. Conserver les feuilles de maintenance remplies sous l'onglet approprié.
Déterminer, sur la base du registre de l'équipement et des manuels d'équipement, quelles unités d'équipement doivent être dotées d'une feuille d'utilisation.
Créer une feuille d'utilisation pour ces unités d'équipement. Le modèle de cette feuille dépend de l'unité d'équipement. Par exemple, dans le cas d'une centrifugeuse, inclure d'autres paramètres (tels que le nombre de tours par minute et la température) que pour une hotte à flux laminaire (uniquement le nombre d'heures d'utilisation). S'assurer qu'un code unique et le nom de chaque unité d'équipement sont clairement indiqués sur chaque feuille. Dans la colonne de droite, figure un lien vers un modèle de feuille d'utilisation.
Les modèles de feuilles de maintenance et de feuilles d'utilisation doivent être conservés comme annexe aux POS rédigées en phase 1 pour chaque unité d'équipement. C'est pourquoi chaque feuille doit porter le même code que les POS dont elle fera partie. Par exemple, si une feuille doit être jointe à la POS relative à l'équipement E04, son code sera E04F1 (F1=formulaire 1). De cette manière, on peut voir que la feuille fait partie de la POS relative à l'équipement numéro 4.
Placer les feuilles d'utilisation près des unités d'équipement pour lesquelles elles ont été élaborées. Si certaines feuilles risquent d'être mouillées, les protéger en les plaçant dans une pochette en plastique ou dans un classeur (accès plus aisé). Placer un stylo près des feuilles. Sa présence évitera que les feuilles ne soient pas remplies parce que le technicien n'a pas de stylo sur lui au moment où il doit les remplir.
Présenter les feuilles d'utilisation à tous les membres du personnel lors d'une réunion hebdomadaire. Expliquer quelles données doivent être consignées dans les formulaires pour chaque unité d'équipement, quand il faut le faire et pourquoi il faut le faire. Expliquer où trouver des feuilles d'utilisation.
Vérifier régulièrement si les feuilles d'utilisation sont pleines. Si c'est le cas, imprimer une nouvelle feuille d'utilisation et remplacer la feuille remplie par une nouvelle. Examiner la feuille remplie pour voir si une maintenance est prochainement nécessaire. Si c'est le cas, fixer un rendez-vous pour la maintenance. Conserver les feuilles remplies sous l'onglet approprié dans le classeur Archives de l'équipement.