Laboratuvar yönetimi:

1. Herkesin katılabileceği uygun bir zamanda haftalık personel toplantıları planlar.
2. Personel toplantılarına başkanlık eder ve bu toplantıların tutanaklarını tutacak bir sekreter atar. Şu maddelerin tartışılması gerekir:
   • Olağan sorunlar
   • Kalite sorunları
   • Uygunsuzluklar (alınan şikâyetler, kazalar, ekipman/altyapı hasarları, organizasyonel sorunlar, dokümanlardaki hatalar vb.)
   • Güvenlik sorunları
   • Eylem maddelerinin durumu (bkz. önceki aktivite)
   • Soru faslı (bütün personel üyelerine soru sorma fırsatı verilir)
3. Tartışmalar sırasında gerçekleştirilmesi gereken bir eylem belirlenirse bu eylem SÖMGZ eylem maddesine/maddelerine dönüştürülmelidir. Bunların toplantı tutanaklarına dâhil edilmesi ve sonraki tüm toplantılarda ne durumda olduğunun kontrol edilmesi gerekir. Örneğin: Bir personel üyesi bir sorun olduğunu belirtirse bu sorunun nasıl çözülmesi gerektiğine dair bir karar alınmalıdır. Daha sonra bu karar SÖMGZ eylem maddelerine dönüştürülmeli ve tutanaklarda kayıt altına alınmalıdır. Sonraki bütün personel toplantılarında eylem maddelerinin tamamlanıp tamamlanmadığı kontrol edilmelidir.

Sekreter:

1. Her toplantının tutanaklarını tutar. Tutanaklarda şu bölümlerin bulunması şarttır (bkz. daha önce 1. aşamada gerçekleştirilen aktivite):
   • Toplantı sırasında görüşülen konuların özeti
   • SÖMGZ eylem maddelerine ilişkin genel değerlendirme
   • Bir sonraki toplantının planlanan tarihi ve gündemi. Sağ sütunda bulunan Tutanak şablonunu kullanabilirsiniz.
2. Sonraki 3 iş günü içinde tutanakları tüm personel üyelerine dağıtır.
3. Tutanak klasörüne ( 1. aşamanın önceki adımlarında hazırlanmıştı) "Haftalık personel toplantıları" adında bir bölüm ekler. Tutanakları bu bölümde saklar (Kalite Proje Ekibi toplantıları gibi diğer toplantıların tutanakları da bu klasörde saklanacağı için ayrı bir bölüm gereklidir).