إدارة المختبر:

1. حدِّد الاجتماعات الأسبوعية للموظفين في المواعيد الملائمة بحيث يكون جميع الموظفين حاضرين.
2. ترأس اجتماعات الموظفين وعين أميناً يتولى تدوين محاضر هذه الاجتماعات. وينبغي أن تناقش الاجتماعات البنود التالية:
   • المسائل الاعتيادية
   • المسائل المتعلقة بالجودة
   • حالات عدم الامتثال (الشكاوى الواردة، والحوادث، وعيوب المعدات/ المرفق، والمسائل المتعلقة بالتنظيم، والأخطاء الواردة في الوثائق، وما إلى ذلك)
   • المسائل المتعلقة بالسلامة
   • الحالة الراهنة لنقاط العمل (انظر النشاط السابق)
   • جولة أسئلة (إتاحة الفرصة لطرح الأسئلة أمام جميع الموظفين)
3. إذا خلصت مناقشات معينة إلى ضرورة اتخاذ إجراء، ينبغي ترجمة هذا الإجراء إلى نقطة (نقاط) عمل محددة وفقاً لنموذج SMART. ويلزم إدراج هذه النقاط في محضر الاجتماع والتحقق من حالتها الراهنة في كل اجتماع من الاجتماعات التالية. مثال: عندما يشير أحد الموظفين إلى وجود مشكلة ما، ينبغي اتخاذ قرار بشأن كيفية حل هذه المشكلة. ويجب ترجمة هذا الحل إلى نقاط عمل محددة وفقاً لنموذج SMART وإدراجها في محضر الاجتماع. وينبغي التحقق من مدى استكمال نقاط العمل في كل اجتماع من اجتماعات الموظفين التالية.

الأمين:

1. دوِّن محضر كل اجتماع من الاجتماعات. وينبغي أن تتكون هذه المحاضر من الأجزاء التالية على الأقل (انظر النشاط الخاص بالوقت السابق من المرحلة 1):
   • موجز للمواضيع التي نوقشت أثناء الاجتماع
   • لمحة عامة عن نقاط العمل المحددة وفقاً لنموذج SMART
   • جدول أعمال الاجتماع التالي، بما في ذلك التاريخ المقرر للاجتماع التالي. وفي العمود الأيسر يرد نموذج لمحضر الاجتماع يمكن استخدامه.
2. وزِّع محضر الاجتماع على جميع الموظفين في غضون الأيام الثلاثة التالية (من العمل).
3. افتح مجلد "محاضر الاجتماعات" (الذي أُنشئ في وقت سابق من المرحلة 1) وأضف علامة تبويب في هذا المجلد تحت عنوان "الاجتماعات الأسبوعية للموظفين". احفظ المحاضر تحت علامة التبويب هذه (يلزم إنشاء علامة تبويب لأن محاضر الاجتماعات الأخرى مثل اجتماعات فريق مشروع الجودة، سوف تُحفظ في هذا المجلد أيضاً).