Rédiger une POS contenant toutes les procédures à suivre quand une unité d'équipement est défectueuse, depuis sa décontamination et son retrait du laboratoire jusqu'à sa réintroduction après validation. La POS doit comporter au moins les points suivants :

• Procédure de décontamination de l'équipement, en spécifiant quand cette activité doit avoir lieu.
• Procédure destinée à garantir un étiquetage identifiant clairement un équipement comme "défectueux" quand un dysfonctionnement a été constaté afin que cet équipement ne soit plus utilisé. Cette étiquette doit également préciser si une décontamination de l'équipement a été réalisée.
• Procédure destinée à garantir que l'équipement est conditionné de manière appropriée pour être transporté, évitant de l'endommager davantage.
• Procédure destinée à garantir une réparation adéquate selon les POS dans lesquelles les procédures de maintenance de l'unité d'équipement hors service sont décrites (incluant l'enregistrement des réparations dans les dossiers d'équipement).
• Procédure à suivre quand l'équipement est remis en service après réparation : vérifier que l'équipement répond aux exigences prédéfinies en termes de fonctionnement et permet d'obtenir des résultats exacts et d'excellente qualité (ce qui est appelé validation de l'équipement).

Dans la colonne de droite, figure un lien vers un document extrait du manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS, présentant des informations de base sur la réparation et la maintenance de l'équipement.

En ce qui concerne le dernier point : Comme les exigences en termes de fonctionnement peuvent différer selon l'unité d'équipement, celles-ci ne peuvent pas être définies dans la POS. Il faut donc inclure un formulaire pour enregistrer le fait que la validation a eu lieu. Ce formulaire est similaire à la liste de contrôle pour la réception de l'équipement (joint à la POS relative à l'achat et à la réception de l'équipement) : il est utilisé pour vérifier que l'unité d'équipement satisfait aux exigences en termes de fonctionnement telles que formulées par le laboratoire. Une place doit donc être prévue dans le formulaire pour y inclure les exigences en termes de fonctionnement auxquelles l'unité d'équipement doit satisfaire et qui seront prises en compte pour la tester. S'assurer que le formulaire guide la personne validant l'équipement, étape par étape, dans l'ensemble de la procédure.

Après avoir terminé, la personne qui a effectué la validation doit signer le formulaire et le remettre au responsable de l'équipement pour son archivage dans le dossier d'équipement. Ce formulaire constituera une annexe à la POS.