Laboratory Quality Stepwise Implementation tool

Titre

Réaliser des évaluations des compétences du personnel

Pourquoi

Tous les laboratoires doivent s'efforcer d'avoir un personnel compétent en mesure d'effectuer toutes les tâches et de prendre toutes les responsabilités qui lui sont attribuées. L'exactitude des résultats des examens de laboratoire dépend des compétences du personnel pour la réalisation de l'ensemble des procédures qui interviennent dans le processus d'examen. Les compétences de tous les membres du personnel doivent être attestées et documentées. Ceci est particulièrement important pour les laboratoires accrédités et les laboratoires cherchant à être accrédités.

Quoi

Les compétences peuvent être mesurées et documentées en réalisant des évaluations de compétences. Dans ce processus, le responsable du laboratoire enquête pour savoir si chaque membre du personnel est capable de réaliser correctement et efficacement les tâches et les responsabilités qui lui sont attribuées. Plusieurs techniques sont disponibles pour réaliser les évaluations de compétences :

Observation directe du travail des membres du personnel
Examen des tableaux récapitulatifs remplis par le membre du personnel et de son cahier de laboratoire
Évaluation des compétences par des évaluations externes de la qualité (EEQ)
Évaluation des aptitudes
Évaluation des connaissances par un examen

Un autre objectif important de l'évaluation des compétences est l'identification des besoins de formation. Le niveau de formation du membre de l'équipe doit être comparé aux tâches qu'il doit effectuer. Si des lacunes sont détectées dans le profil de formation du membre du personnel, il doit être convié à suivre une formation appropriée (voir l'activité relative à l'évaluation des besoins de formation effectuée en phase 1).

Les compétences de chacun des membres du personnel doivent être évaluées annuellement ou lorsqu'un membre du personnel commence à utiliser une nouvelle technique : dès la fin de l'insertion formelle et de la période de formation (c'est-à-dire lorsque le membre commence à effectuer l'essai sans supervision étroite). On notera que les compétences du responsable du laboratoire doivent elles-mêmes être évaluées. De préférence, une personne occupant un poste hiérarchique plus élevé doit se charger de cette évaluation. Dans un laboratoire hospitalier ou un laboratoire externe, un expert doit se charger de cette évaluation.

Une feuille d'information sur l'évaluation des compétences est proposée dans le manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS.

Comment & qui

Responsable du laboratoire :

Rédiger une POS sur l'évaluation des compétences selon le protocole de rédaction d'une POS relative aux procédures dans la POS-cadre et utiliser le modèle de POS relative aux procédures joint à la POS-cadre. Dans la colonne de droite, figure un lien vers des informations de base sur la rédaction de la POS. Élaborer également un formulaire standardisé d'enregistrement des résultats de l'évaluation des compétences. Cela permet d'éviter toute omission dans les évaluations. Ajouter ce formulaire sous forme d'annexe à la POS.
Effectuer des évaluations des compétences de tous les membres du personnel selon les procédures décrites dans la POS. Comparer les tâches et les responsabilités décrites dans le descriptif de poste de chacun des membres du personnel avec les aptitudes réellement démontrées.
Rédiger des rapports sur les résultats des évaluations. Décrire les résultats positifs et les points à améliorer. Inclure une description de la stratégie à suivre pour résoudre les points à améliorer.
Discuter des résultats avec chacun des membres du personnel. Discuter des points à améliorer et de la façon dont le membre du personnel doit les appréhender.
Si les compétences du membre du personnel présentent certaines lacunes, élaborer une stratégie d'amélioration en discutant avec le membre du personnel qui est évalué.
S'il ressort qu'une formation est nécessaire : trouver une formation appropriée et rechercher une source de financement pour envoyer ce membre du personnel suivre la formation souhaitée.
Conserver le rapport d'évaluation des compétences dans le dossier du personnel correspondant à cette personne (ceci est également développé en phase 2).
Les compétences du responsable du laboratoire doivent elles-mêmes être évaluées. Voir si c'est possible dans l'organisation concernée. Par exemple, cette évaluation pourra être réalisée par un membre de la direction de l'hôpital si le laboratoire concerné fait partie d'un hôpital.

Du an plus tard :

Refaire l'évaluation des compétences selon la POS. Préalablement, lire le rapport de la dernière évaluation des compétences pour pouvoir se concentrer sur les points à améliorer déterminés durant l'évaluation de compétences effectuée un an auparavant et voir s'il y a eu une amélioration.

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Cette activité fait partie du point essentiel Personnel