Titre

Organiser la formation du responsable qualité et d'autres membres du personnel en tant qu'auditeurs internes

Pourquoi

Outre le suivi de l'exécution des examens par le contrôle interne de la qualité et l'évaluation externe de la qualité (établis en phase 2), le fonctionnement du système de gestion de la qualité doit aussi être surveillé pour identifier d'éventuelles faiblesses et les améliorations possibles.

Quoi

L'ensemble du système de gestion de la qualité doit être soumis à un audit interne. Dans un audit interne, ce qui figure dans les documents est comparé à ce qui est observé en pratique et avec ce qui figure dans la norme. Cette comparaison permet de vérifier si les procédures sont effectivement suivies comme décrit dans les documents (POS, manuel de la qualité, manuel de sécurité biologique) et, inversement, si les procédures décrites dans les documents correspondent à la meilleure méthode pour leur exécution en pratique. Au cours de ces vérifications, la conformité avec la norme ISO 15189 est également vérifiée. Dans la colonne de droite figure un lien vers des informations de base dans le manuel Système de gestion de la qualité au laboratoire (LQMS) de l'OMS sur la réalisation d'audits.

 

Selon la norme ISO 15189, les principaux éléments du système de gestion de la qualité doivent être audités tous les 12 mois. Il est également recommandé d'auditer les méthodes d'examen à cette fréquence.

 

En phase 3, le système d'audit sera mis en place. La première étape est la formation : un audit interne doit être réalisé par des auditeurs internes certifiés. Le nombre d'auditeurs internes nécessaires dans le laboratoire dépendra de la taille de celui-ci et cette estimation doit être faite par le responsable du laboratoire lui-même. Le nombre de membres du personnel désignés auditeurs internes doit être suffisant pour effectuer l'audit de la totalité du système de gestion de la qualité et de l'ensemble des méthodes d'examen tous les 12 mois, sans surcharger les auditeurs internes, qui subiraient alors une pression de travail inacceptable. Faire suivre une formation au moins au responsable qualité et à un autre membre du personnel. De cette manière, le responsable qualité et l'autre membre du personnel formé peuvent constituer une équipe d'audit dans laquelle l'un est chargé d'interroger et l'autre d'enregistrer ce qui est dit. Au début en particulier, il est difficile pour un membre du personnel de prendre des notes et d'interroger en même temps. Pour qu'il y ait un suppléant si la personne change d'emploi ou n'est pas disponible pour une autre raison, il est préférable qu'il y ait au moins 3 auditeurs internes.

Comment & qui

Responsable du laboratoire :

  1. Estimer le nombre d'auditeurs internes nécessaire dans le laboratoire.
  2. Sélectionner les membres du personnel, en incluant le responsable qualité, qui deviendront des auditeurs internes (il est possible de choisir les membres de l'ancienne équipe du projet qualité qui ont coordonné les activités de gestion de la qualité en phase 1 avant la nomination du responsable qualité).
  3. Trouver une source de financement pour assurer la formation de ces membres du personnel.
  4. Sélectionner un cours de formation en audit interne approprié et faire suivre ce cours par les membres du personnel.
  5. Lorsque les membres du personnel ont terminé la formation, conserver des copies des certificats de formation dans leur dossier respectif.
  6. Rédiger un descriptif de poste d'auditeur interne présentant les tâches et les responsabilités d'un auditeur interne.
  7. Adapter les descriptifs personnalisés de poste des membres du personnel dont la charge d'auditeur interne fait à présent également partie des attributions.
  8. Adapter la grille d'autorisation pour inclure les autorisations liées au poste d'auditeur interne.
  9. Expliquer à tous les membres du personnel lors d'une réunion hebdomadaire le concept d'audit interne ; expliquer comment se passe un audit interne et sa raison d'être. Il est important d'expliquer que, pendant l'audit, c'est le système de gestion de la qualité qui est vérifié, pas l'exécution des tâches par les membres du personnel qui sont interrogés (ce n'est pas une évaluation). Souvent, les auditeurs internes tendent à agir ou sont perçus comme des agents de police et le personnel pense que répondre incorrectement aux questions peut entraîner des sanctions. Cela ne devrait pas être le cas et il faut le dire clairement à tous les membres du personnel. Présenter les auditeurs internes.
Retour à la feuille de route Vue d'ensemble des activités
Cette activité fait partie du point essentiel Évaluation
ISO15189:2007: 4.1.5 4.12.1 4.12.5 4.14.1 4.14.2
ISO15189:2012: 4.1.1.4 4.14.1 4.14.5 5.1.5
ISO15190:2003: